Phiên dịch trực tuyến (thường gọi là phiên dịch đồng thời từ xa, viết tắt tiếng Anh RSI) là khi phiên dịch viên không ngồi cabin tại hội trường mà nghe và dịch qua mạng, từ nhà, từ văn phòng hoặc từ một phòng thu chuyên dụng. Để làm được, bên tổ chức cần bốn thứ: nền tảng có kênh ngôn ngữ, âm thanh diễn giả đủ sạch, đường truyền ổn định cho phiên dịch viên, và một buổi tổng duyệt trước.
Trong bốn thứ đó, âm thanh của diễn giả là điểm yếu số một và cũng là thứ ban tổ chức kiểm soát được nhiều nhất. Phiên dịch viên giỏi đến mấy cũng không dịch được câu họ không nghe rõ. Phần dưới đi từng khâu theo đúng đường đi của âm thanh, từ miệng diễn giả tới tai người nghe.
Hai kiểu phiên dịch trực tuyến và một kiểu lai
Hội thảo hoàn toàn trực tuyến: diễn giả, khán giả và phiên dịch viên đều ở những nơi khác nhau, gặp nhau trên một nền tảng họp. Khán giả chọn kênh ngôn ngữ muốn nghe; phiên dịch viên nghe kênh gốc và nói vào kênh dịch.
Hội nghị trực tiếp có phiên dịch từ xa: sự kiện diễn ra ở hội trường, nhưng phiên dịch viên ở nơi khác — có thể vì hội trường không có chỗ đặt cabin, vì cần ngôn ngữ hiếm mà người dịch ở nước ngoài, hoặc vì tiết kiệm chi phí đi lại. Tín hiệu từ bàn âm thanh hội trường được đưa lên mạng cho phiên dịch viên, và giọng dịch được đưa ngược về hội trường cho khán giả qua tai nghe.
Hybrid: một phần khán giả ở hội trường, một phần theo dõi trực tuyến; phiên dịch viên có thể ngồi cabin tại chỗ hoặc ở xa. Đây là mô hình phức tạp nhất vì có hai đường âm thanh ra — hội trường và trực tuyến — và cả hai đều phải nhận được kênh dịch.
Mỗi kiểu có điểm nghẽn riêng. Xác định đúng kiểu ngay từ đầu giúp bên kỹ thuật và bên phiên dịch nói cùng một ngôn ngữ khi lên phương án.
Âm thanh diễn giả: khâu quyết định
Dịch đồng thời đòi hỏi nghe từng âm tiết. Âm thanh qua mạng đã bị nén, cắt dải tần; nếu nguồn ban đầu lại thu bằng micro tích hợp của máy tính xách tay trong căn phòng vang, kết quả là một giọng nói mờ, lúc to lúc nhỏ, lẫn tiếng quạt và tiếng gõ phím. Tiêu chuẩn ISO 20108 về chất lượng âm thanh và hình ảnh đầu vào cho phiên dịch đồng thời đặt yêu cầu riêng cho đúng khâu này.
Bên tổ chức có thể yêu cầu diễn giả trực tuyến ba điều đơn giản: dùng tai nghe có micro gắn liền hoặc micro rời thay vì micro máy tính; ngồi ở phòng yên tĩnh, ít vang; dùng mạng dây hoặc Wi-Fi ổn định. Một bộ tai nghe có micro tử tế giá không cao, và ban tổ chức sự kiện quan trọng hoàn toàn có thể gửi tặng diễn giả trước ngày.
Với nhiều phiên dịch viên, giọng diễn giả nghe qua tai nghe Bluetooth là vấn đề lớn: độ trễ, chất lượng nén, rớt kết nối. Thông lệ nghề khuyến nghị tai nghe có dây cho cả diễn giả lẫn phiên dịch viên. Nghe như chi tiết vụn vặt, nhưng đây là khác biệt giữa một bản dịch trọn vẹn và một bản dịch phải đoán.
Một chỗ hay bị bỏ quên là âm thanh của video chiếu trong hội thảo. Khi diễn giả chia sẻ màn hình và bật video, phần tiếng có khi không được truyền qua nền tảng, hoặc truyền với âm lượng rất nhỏ. Hãy gửi tệp video cho phiên dịch viên trước, và trong buổi tổng duyệt chạy thử đúng thao tác chia sẻ có kèm âm thanh mà diễn giả sẽ dùng.
Chọn nền tảng: kênh ngôn ngữ trên phần mềm họp hay nền tảng chuyên dụng
Phần mềm họp phổ biến có tính năng kênh phiên dịch. Một số phần mềm họp trực tuyến phổ biến cho phép tạo kênh ngôn ngữ, gán phiên dịch viên, và khán giả tự chọn kênh. Ưu điểm là quen thuộc, không bắt khán giả cài thêm gì. Hạn chế là phiên dịch viên thường không có bảng điều khiển chuyển ca, không có kênh nói riêng với người cùng cabin, và có khi không có tính năng chuyển tiếp từ kênh dịch này sang kênh khác.
Nền tảng phiên dịch chuyên dụng. Được thiết kế cho phiên dịch đồng thời: có giao diện cabin ảo, nút chuyển ca, kênh trao đổi giữa hai người trong cabin, hỗ trợ chuyển tiếp. Tiêu chuẩn ISO 24019 (2022) đặt ra yêu cầu cho loại nền tảng này. Nhược điểm là thêm một hệ thống phải tích hợp với phần mềm họp hoặc trang phát trực tiếp.
Kết hợp. Nhiều sự kiện dùng phần mềm họp cho diễn giả, nền tảng chuyên dụng cho phiên dịch viên, rồi đưa kênh dịch vào luồng phát. Phương án này cần kỹ thuật viên hiểu cả hai phía.
Câu hỏi quyết định. Có mấy ngôn ngữ, có cần chuyển tiếp không, khán giả xem bằng gì, và ai sẽ chịu trách nhiệm kỹ thuật trong ngày. Trả lời xong bốn câu này, lựa chọn thường tự hiện ra.
Hybrid: đường âm thanh giữa hội trường và phiên dịch viên ở xa
Trong mô hình hybrid với phiên dịch viên ở xa, âm thanh phải đi một vòng: từ micro sân khấu vào bàn trộn, từ bàn trộn lên mạng tới phiên dịch viên, từ phiên dịch viên quay về hội trường vào hệ thống tai nghe, đồng thời vào luồng phát trực tuyến. Mỗi chặng là một chỗ có thể hỏng, và mỗi chặng cộng thêm độ trễ.
Ba điều ban tổ chức cần thống nhất với bên âm thanh hội trường. Một: tín hiệu gửi cho phiên dịch viên phải là tín hiệu sạch từ bàn trộn, chỉ có tiếng micro sân khấu, không phải tiếng thu từ loa phòng. Hai: mọi micro, kể cả micro hỏi đáp và micro bàn tham luận, đều phải đi vào tín hiệu đó. Ba: giọng dịch quay về không được lọt ra loa hội trường, nếu không sẽ tạo vòng hồi tiếp và tiếng vọng làm rối cả phiên dịch viên lẫn khán giả.
Phần video cũng cần chú ý: phiên dịch viên cần nhìn thấy diễn giả và slide, không chỉ nghe. Một luồng hình ảnh sân khấu, kể cả độ phân giải vừa phải, giúp họ theo dõi cử chỉ, slide chuyển, ai đang cầm micro.
Tổng duyệt kỹ thuật: làm gì, theo thứ tự nào
Tổng duyệt cho phiên dịch trực tuyến nên làm ít nhất một ngày trước, với chính thiết bị và địa điểm sẽ dùng. Trình tự gợi ý:
- Phiên dịch viên vào nền tảng từ đúng chỗ ngồi và thiết bị sẽ dùng, kiểm tra mạng dây, tai nghe có dây, micro.
- Từng diễn giả trực tuyến vào nói thử vài phút; phiên dịch viên xác nhận nghe rõ hay không.
- Với hội trường, bên âm thanh đưa tín hiệu từ bàn trộn; thử cả micro sân khấu, micro bàn tham luận, micro hỏi đáp.
- Kiểm tra kênh dịch về tới tai nghe hội trường và tới luồng trực tuyến; kiểm tra không có tiếng vọng.
- Thử chuyển ca giữa hai phiên dịch viên và chuyển chiều dịch.
- Chạy thử một đoạn video có tiếng để xem âm thanh video có tới phiên dịch viên không.
- Thống nhất kênh liên lạc khẩn giữa phiên dịch viên, kỹ thuật viên và đầu mối ban tổ chức — một kênh nhắn tin riêng, không dùng khung chat công khai của sự kiện.
- Ghi lại các thông số đã chạy ổn để ngày sự kiện giữ nguyên.
Ngày sự kiện, mở phòng sớm để chạy lại nhanh các bước 1 đến 4. Nhiều sự cố ngày chính đến từ việc ai đó đổi thiết bị hoặc đổi chỗ ngồi sau buổi tổng duyệt.
Họp trực tuyến nhỏ: dịch nối tiếp ngay trong cuộc họp
Không phải cuộc họp trực tuyến nào có người nước ngoài cũng cần kênh dịch đồng thời. Với cuộc họp dự án vài người, buổi phỏng vấn đối tác, buổi trao đổi kỹ thuật một hai tiếng, dịch nối tiếp ngay trong phòng họp ảo thường đủ và đơn giản hơn nhiều: phiên dịch viên là một người tham dự, mỗi bên nói xong một ý thì dừng để họ dịch.
Cách này có ba điều kiện để chạy tốt. Một, người chủ trì cuộc họp nắm nhịp: nhắc mọi người nói từng người một, dừng sau mỗi ý, không nói chồng lên nhau. Hai, phiên dịch viên được nhìn thấy tài liệu chia sẻ màn hình và được gửi trước nội dung cuộc họp. Ba, thời lượng được tính lại: cuộc họp một giờ nếu không dịch sẽ cần gần hai giờ khi dịch nối tiếp, hoặc phải cắt bớt nội dung.
Dịch nối tiếp trực tuyến có một lợi thế ít người nghĩ tới: mọi người đều nghe được cả nguyên văn lẫn bản dịch, nên người biết một phần ngoại ngữ có thể tự đối chiếu và hỏi lại ngay khi thấy chỗ chưa rõ. Với các cuộc họp có tính chất trao đổi qua lại nhiều, đây thường là hình thức hợp hơn cả dịch đồng thời.
An toàn thính giác và sức làm việc khi dịch từ xa
Phiên dịch viên đeo tai nghe nhiều giờ liền, và qua mạng họ không kiểm soát được những tiếng đột ngột: tiếng micro rơi, tiếng rít hồi tiếp, một người tham dự quên tắt micro gần loa. Nghề phiên dịch gọi hiện tượng này là sốc âm thanh; các hiệp hội nghề đã cảnh báo về nó nhiều năm nay, đặc biệt khi phiên dịch từ xa trở nên phổ biến. Thiết bị có bộ giới hạn âm lượng và tai nghe đạt chuẩn giúp giảm rủi ro.
Dịch qua mạng cũng mệt hơn dịch tại cabin. Phiên dịch viên phải bù cho âm thanh kém, cho hình ảnh nhỏ, cho việc không thấy được không khí phòng. Vì vậy thông lệ đội hai người, đổi ca khoảng nửa giờ càng không nên cắt giảm khi làm trực tuyến. Với sự kiện dài, giờ nghỉ cần là nghỉ thật, không phải lúc phiên dịch viên đi kiểm tra kết nối.
Bên tổ chức đặt phiên dịch trực tuyến lần đầu thường lo nhất về nền tảng, trong khi điều quyết định chất lượng lại là micro của diễn giả và buổi tổng duyệt. Nếu bạn đang lên kế hoạch hội thảo online hoặc hybrid, gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang kèm mô hình sự kiện; Dịch Hay sẽ đề xuất phương án người và kỹ thuật phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Khán giả nghe kênh dịch trực tuyến có bị trễ so với hình không?
Có một độ trễ vài giây vì phiên dịch viên luôn nói sau diễn giả, cộng độ trễ mạng. Khán giả thường quen nhanh. Với hybrid có chuyển tiếp qua ngôn ngữ trung gian, độ trễ lớn hơn, nên người điều phối nên chờ một nhịp trước khi chuyển sang câu hỏi tiếp.
Có nên ghi lại kênh phiên dịch để đăng kèm video sự kiện không?
Có thể, nếu đã thoả thuận trước với phiên dịch viên về mục đích và phạm vi sử dụng. Bản phiên dịch nói làm trong thời gian thực, nên nếu video được dùng lâu dài, nhiều đơn vị chọn làm phụ đề đã biên tập thay vì đăng kênh dịch.
Phiên dịch viên ở nước ngoài dịch cho hội thảo ở Việt Nam có trở ngại gì?
Chủ yếu là múi giờ, chất lượng đường truyền quốc tế và việc họ không có mặt để gặp diễn giả. Tổng duyệt kỹ và gửi tài liệu sớm giúp bù lại. Với ngôn ngữ hiếm, đây thường là phương án thực tế nhất.
Họp trực tuyến nội bộ nhỏ có cần nền tảng phiên dịch riêng không?
Thường không. Với họp nhỏ có thể dùng dịch nối tiếp ngay trong cuộc họp, hoặc dùng tính năng kênh ngôn ngữ của phần mềm họp nếu có. Nền tảng chuyên dụng phù hợp hơn khi nhiều ngôn ngữ hoặc khán giả đông.
Mạng của phiên dịch viên bị rớt giữa chừng thì sao?
Đó là lý do cần hai người và nên ở hai đường mạng khác nhau khi có thể. Người còn lại tiếp tục dịch trong lúc người kia kết nối lại. Kênh liên lạc khẩn giữa phiên dịch viên và kỹ thuật viên giúp xử lý trong vài chục giây.
Có thể dùng dịch máy trực tiếp thay phiên dịch viên cho hội thảo online không?
Công cụ dịch giọng nói tự động đã cải thiện, nhưng với nội dung chuyên môn, tên riêng, giọng địa phương và câu nói ngắt quãng, sai sót còn đáng kể và không ai chịu trách nhiệm cho từng câu. Với hội thảo có khách mời và nội dung quan trọng, phiên dịch viên vẫn là lựa chọn an toàn hơn.