Lễ ký kết và họp báo thường dùng dịch nối tiếp: thời lượng ngắn, ít người nghe dịch, và lời phát biểu cần được ghi hình trọn vẹn cùng bản dịch. Chuẩn bị gồm năm việc: kịch bản dẫn chương trình hai ngôn ngữ, danh sách chức danh chính thức, vị trí đứng và micro cho phiên dịch viên, bản dịch văn bản ký làm sẵn từ trước, và kế hoạch cho phần hỏi đáp phóng viên.
Điểm khác biệt của hai sự kiện này so với hội thảo là mọi lời nói đều có thể bị trích. Một chức danh dịch lệch, một con số đọc nhầm sẽ xuất hiện trên báo hôm sau và trong video lưu trữ của cả hai bên. Vì vậy mức độ chuẩn bị cho nửa giờ nghi lễ thường nhiều hơn cho cả một buổi hội thảo.
Vì sao lễ ký kết và họp báo cần chuẩn bị kỹ hơn hội thảo
Hội thảo dài, khán giả chủ yếu quan tâm nội dung chuyên môn, một chỗ diễn đạt chưa tròn có thể được bù ở phần sau. Lễ ký kết thì ngắn, mang tính biểu tượng, có lãnh đạo cấp cao hai bên, có báo chí, có ghi hình. Mỗi câu phát biểu ngắn gọn nhưng đều mang thông điệp được cân nhắc kỹ: cam kết, mức độ hợp tác, lời cảm ơn theo đúng thứ tự.
Họp báo còn khó hơn ở chỗ có phần không ai kiểm soát: câu hỏi của phóng viên. Câu hỏi có thể chạm đến điều doanh nghiệp chưa muốn công bố, có thể dài và nhiều vế, có thể được hỏi bằng ngôn ngữ mà người trả lời không hiểu. Phiên dịch viên phải chuyển câu hỏi đúng nguyên ý, kể cả khi câu hỏi khó chịu, và chuyển câu trả lời đúng mức độ dè dặt mà người trả lời chọn.
Ở cả hai sự kiện, phiên dịch viên đứng ngay cạnh lãnh đạo, xuất hiện trong ảnh và video. Tác phong, trang phục, cách đứng cũng là một phần của hình ảnh sự kiện — điều ban tổ chức nên trao đổi trước thay vì để phiên dịch viên tự đoán.
Kịch bản dẫn chương trình: một MC hai ngôn ngữ hay MC kèm phiên dịch
MC song ngữ. Một người dẫn nói lần lượt hai ngôn ngữ cho phần thủ tục: giới thiệu đại biểu, mời phát biểu, mời ký. Cách này gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng cần kịch bản song ngữ được dịch và duyệt trước, và MC thật sự thạo cả hai ngôn ngữ.
MC một ngôn ngữ kèm phiên dịch. MC nói tiếng Việt, phiên dịch viên dịch nối tiếp từng đoạn. Đơn giản về nhân sự nhưng làm thời lượng phần thủ tục tăng gấp đôi, và phiên dịch viên phải dịch cả những đoạn giới thiệu chức danh rất dài.
Kết hợp. MC song ngữ cho phần thủ tục; phiên dịch viên chỉ dịch phát biểu của lãnh đạo. Đây là cách nhiều lễ ký kết chọn vì cân bằng được thời lượng và độ chính xác.
Dù chọn cách nào. Kịch bản phải có bản cuối gửi phiên dịch viên, với danh sách đại biểu theo đúng thứ tự giới thiệu. Thứ tự giới thiệu và lời cảm ơn trong nghi lễ Việt Nam được cân nhắc kỹ; phiên dịch viên cần bám đúng thứ tự đó, không được tự đảo hay rút gọn.
Chức danh và cách xưng hô: chỗ hay sai nhất
Chức danh là phần dễ sai và gây khó xử nhất. Tên cơ quan, chức vụ của Việt Nam khi dịch sang tiếng Anh có cách gọi chính thức mà nhiều cơ quan đã công bố; tự dịch theo nghĩa đen có thể ra một chức danh nghe lạ hoặc lệch cấp. Sau đợt sắp xếp bộ máy và sáp nhập tỉnh năm 2025, nhiều tên cơ quan và chức danh đã đổi; dùng tên cũ trong lễ ký kết là lỗi khó chấp nhận. Chức danh phía đối tác nước ngoài cũng vậy: cùng một từ có thể tương đương các cấp khác nhau tuỳ cơ cấu doanh nghiệp.
Cách làm an toàn: ban tổ chức gửi danh sách đại biểu với chức danh hai ngôn ngữ theo danh thiếp hoặc văn bản chính thức của từng người, không để phiên dịch viên tự dịch. Với đại biểu phía nước ngoài, xin chức danh tiếng Anh hoặc tiếng của họ từ chính văn phòng của họ.
Cách xưng hô cũng cần thống nhất. Trong tiếng Việt, lễ ký kết thường dùng “Ông”, “Bà” kèm chức danh; với khách quốc tế cấp cao có khi dùng “Ngài”. Tiếng Hàn và tiếng Nhật gọi người bằng chức danh nhiều hơn bằng tên. Phiên dịch viên cần biết ban tổ chức muốn gọi từng người thế nào để nhất quán từ lời giới thiệu tới lời cảm ơn.
Văn bản được ký: không dịch tại chỗ
Một nhầm lẫn hay gặp là trông chờ phiên dịch viên lễ ký kết “xem qua” hoặc “dịch nhanh” bản thoả thuận ngay trước giờ ký. Văn bản ký kết — biên bản ghi nhớ, hợp đồng, thoả thuận hợp tác — phải được dịch viết, rà soát và duyệt bởi cả hai bên từ trước, thường kèm điều khoản ngôn ngữ nói rõ bản nào có giá trị ưu tiên khi có khác biệt. Đây là việc của dịch thuật văn bản và của bộ phận pháp chế, không phải của phiên dịch.
Trong lễ ký, phiên dịch viên có thể được nhờ tóm tắt nội dung chính của văn bản cho khách mời, và việc tóm tắt đó phải bám đúng bản đã duyệt. Vì vậy ban tổ chức nên gửi bản cuối của văn bản ở cả hai ngôn ngữ cho phiên dịch viên đọc trước — để họ dùng đúng tên văn bản, đúng tên các bên, đúng cách gọi dự án khi nhắc tới trong phát biểu.
Tên văn bản là chi tiết nhỏ nhưng xuất hiện nhiều lần: MC giới thiệu, lãnh đạo nhắc trong phát biểu, thông cáo báo chí ghi lại. Thống nhất một cách gọi cho tên văn bản ở cả hai ngôn ngữ và đưa vào kịch bản, brief, thông cáo — ba chỗ phải khớp nhau.
Chạy thử: nửa giờ quyết định ấn tượng của cả buổi lễ
Lễ ký kết thường có buổi chạy thử với MC, lễ tân và người chụp ảnh, nhưng phiên dịch viên hay bị quên. Nên mời họ tham gia, dù chỉ nửa giờ. Trong buổi này, phiên dịch viên biết mình đứng ở đâu khi mỗi người phát biểu, cầm micro nào, đi vào đi ra khung hình lúc nào, và thử nhanh âm lượng giọng mình qua loa phòng.
Ba chi tiết hay bị bỏ sót. Một: micro cho phiên dịch viên — dùng chung micro bục thì phải đứng sát người phát biểu, dùng micro riêng thì cần chân đứng hoặc micro cầm tay đã bật sẵn. Hai: tấm thẻ nhỏ ghi thứ tự đại biểu và chức danh, để phiên dịch viên không phải giữ cả tập giấy trên tay trong khung ảnh. Ba: chỗ đứng chờ của phiên dịch viên giữa các phần, đủ gần để kịp bước ra, đủ xa để không lọt vào ảnh trao văn bản.
Với lễ ký kết có lãnh đạo cấp cao, bộ phận lễ tân của hai bên thường đã có quy ước riêng về vị trí. Phiên dịch viên cần được báo các quy ước này trước, thay vì đến lúc chạy thử mới thấy mình đứng sai phía.
Trình tự một lễ ký kết có phiên dịch (ví dụ)
Trình tự dưới đây là ví dụ cho lễ ký kết hợp tác giữa một doanh nghiệp Việt Nam và một đối tác Hàn Quốc, dịch nối tiếp, khoảng bốn mươi lăm phút:
- Đón khách, ổn định chỗ ngồi — phiên dịch viên đi cùng trưởng đoàn khách để dịch chào hỏi.
- MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu — song ngữ hoặc kèm dịch, đúng thứ tự trong kịch bản.
- Phát biểu của lãnh đạo bên chủ nhà — phiên dịch viên đứng cạnh hoặc sau, hơi lệch một bên để không che ảnh.
- Phát biểu của trưởng đoàn đối tác — cùng phiên dịch viên hoặc phiên dịch viên của phía đối tác, tuỳ thoả thuận.
- Ký văn bản — phiên dịch viên lùi ra khỏi khung hình, sẵn sàng nếu hai bên trao đổi khi ký.
- Trao văn bản, chụp ảnh — không cần dịch, phiên dịch viên đứng ngoài khung ảnh.
- Phát biểu ngắn hoặc nâng ly nếu có — dịch nối tiếp.
- Phỏng vấn nhanh với báo chí — xem phần dưới.
Nếu mỗi bên mang phiên dịch viên riêng, thống nhất trước ai dịch phần nào; thông lệ phổ biến là mỗi phiên dịch viên dịch cho phát biểu của bên mình, nhưng không có quy tắc cứng. Điều quan trọng là hai người đã thống nhất tên văn bản, tên dự án và chức danh với nhau.
Họp báo: thông cáo, danh sách phóng viên và câu hỏi khó
Họp báo có phiên dịch nên có thông cáo báo chí song ngữ được dịch và duyệt trước, phát cho phóng viên ngay khi đến. Thông cáo giúp phóng viên trích đúng con số và tên gọi, giảm áp lực lên phần dịch nói. Phiên dịch viên cũng cần thông cáo này để dùng thống nhất thuật ngữ.
Ban tổ chức nên chuẩn bị trước những câu hỏi có khả năng được hỏi, kể cả câu hỏi khó, kèm câu trả lời định hướng của người phát ngôn. Phiên dịch viên không cần biết câu trả lời trước, nhưng biết các chủ đề nhạy cảm giúp họ chuẩn bị từ vựng và không bị bất ngờ. Phiên dịch viên giữ nguyên tắc dịch đúng nguyên ý: không làm mềm câu hỏi gay gắt, không làm cứng câu trả lời dè dặt, không thêm bớt.
Về điều phối, người dẫn họp báo mời từng phóng viên, đề nghị họ giới thiệu tên và cơ quan báo chí, và hỏi một câu mỗi lượt. Phóng viên nói vào micro. Câu hỏi được dịch trọn rồi người phát ngôn mới trả lời. Nếu câu hỏi gồm nhiều vế, phiên dịch viên có thể đề nghị chia nhỏ — người dẫn nên hỗ trợ điều đó.
Sau họp báo, nếu phóng viên cần trích dẫn chính xác bằng ngôn ngữ gốc của người phát biểu, bộ phận truyền thông nên là đầu mối cung cấp, dựa trên bản ghi, thay vì để phóng viên tự dịch lại từ bản dịch nói.
Một điểm nữa về thời lượng: họp báo có phiên dịch nối tiếp thì mỗi câu hỏi và câu trả lời mất gần gấp đôi thời gian. Họp báo dự kiến bốn mươi lăm phút với nửa giờ hỏi đáp thực ra chỉ trả lời được khoảng một nửa số câu so với họp báo không cần dịch. Ban tổ chức nên báo trước điều này cho người phát ngôn và chọn lọc trước những thông điệp chính cần nói trong phần trình bày. Nếu bạn đang chuẩn bị một lễ ký kết hoặc họp báo có khách quốc tế, gửi yêu cầu kèm kịch bản qua mẫu đăng ký trên trang để Dịch Hay rà cùng phần ngôn ngữ.
Câu hỏi thường gặp
Phiên dịch viên nên đứng hay ngồi trong lễ ký kết?
Thường đứng phía sau hoặc lệch một bên so với người phát biểu, có micro riêng hoặc dùng chung micro bục. Khi ký và chụp ảnh, phiên dịch viên lùi ra ngoài khung hình. Nên thống nhất vị trí trong buổi chạy thử với người chụp ảnh.
Mỗi bên có nên mang phiên dịch viên riêng không?
Thường có, nhất là trong lễ ký kết cấp cao, vì mỗi bên muốn người hiểu rõ ý mình. Hai phiên dịch viên nên trao đổi trước để thống nhất thuật ngữ, tên văn bản và chia phần dịch, tránh hai cách gọi khác nhau cho cùng một dự án.
Phiên dịch viên có được sửa câu phát biểu nếu thấy lãnh đạo nói nhầm số liệu?
Phiên dịch viên dịch đúng điều được nói. Nếu nghi ngờ nhầm lẫn rõ ràng, họ có thể hỏi nhanh người phát biểu hoặc dịch đúng như được nói rồi báo ban tổ chức sau. Tự ý sửa số liệu không phải việc của phiên dịch viên.
Thông cáo báo chí nên phát bằng ngôn ngữ nào?
Nên có cả hai ngôn ngữ, cùng nội dung, đã được duyệt. Nếu chỉ kịp làm một bản, ưu tiên ngôn ngữ của đa số phóng viên tham dự, và chuẩn bị bản còn lại gửi sau bằng thư điện tử.
Họp báo trực tuyến có phiên dịch khác gì họp báo tại chỗ?
Cần thêm khâu kênh ngôn ngữ trên nền tảng hoặc dịch nối tiếp trong phòng họp ảo, và kiểm soát micro của phóng viên khi hỏi. Thời gian nên dự trù rộng hơn vì việc chuyển lượt hỏi qua mạng chậm hơn tại chỗ.
Lễ ký kết có cần ghi âm phần phiên dịch không?
Ghi hình toàn bộ lễ thường đã bao gồm giọng phiên dịch. Bản ghi này hữu ích khi soạn tin bài và lưu trữ. Nếu định công bố rộng rãi, nên báo phiên dịch viên trước và thoả thuận việc sử dụng giọng của họ.
