Sự cố khi phiên dịch hội nghị: 10 tình huống thường gặp và phương án dự phòng

Sự cố phiên dịch trong hội nghị chia làm bốn nhóm: con người (phiên dịch viên vắng, diễn giả nói quá nhanh hoặc đổi bài), nội dung (video không có kịch bản, slide đổi phút chót), kỹ thuật (mất tín hiệu, tiếng rít, thiếu tai nghe) và khán giả (chọn sai kênh, không biết dùng thiết bị). Phần lớn có thể phòng trước bằng một kế hoạch dự phòng một trang và một người đầu mối biết mình phải làm gì.

Bài này liệt kê mười tình huống thường gặp nhất, dấu hiệu nhận ra sớm và phương án xử lý — viết cho ban tổ chức, không phải cho phiên dịch viên. Phiên dịch viên có kỹ năng xử lý của riêng họ trong cabin; điều họ cần từ bên ngoài là một ban tổ chức phản ứng nhanh và đúng.

Vì sao cần kế hoạch dự phòng riêng cho phần phiên dịch

Kế hoạch dự phòng sự kiện thường lo mất điện, mưa, khách VIP đến muộn. Phần phiên dịch hay bị gộp vào “kỹ thuật âm thanh” và không ai chịu trách nhiệm cụ thể. Nhưng sự cố phiên dịch có đặc điểm riêng: nó chỉ ảnh hưởng một nhóm khán giả, nên người trên sân khấu và phần lớn ban tổ chức không nhận ra. Khách quốc tế ngồi im với tai nghe không có tiếng có thể kéo dài năm, mười phút trước khi có ai để ý.

Điều đó có nghĩa là phải có người được giao nhìn vào nhóm khán giả nghe dịch — quan sát xem họ có đang nghe không, có ai tháo tai nghe ra, có ai giơ tay ra hiệu không — và có đường liên lạc nhanh tới cabin và kỹ thuật viên. Không có người này, mọi phương án dự phòng trên giấy đều đến muộn.

Ví dụ giả định: một hội nghị đầu tư ở Hải Phòng, ba mươi đại biểu Hàn Quốc ngồi khu bên phải hội trường. Sau giờ nghỉ, kỹ thuật viên đổi micro sân khấu nhưng quên nối lại tín hiệu sang cabin. Phiên dịch viên trong cabin không nghe thấy gì, đã nhắn cho kỹ thuật viên, nhưng kỹ thuật viên đang đứng ở sân khấu. Nếu có người quan sát khu khách Hàn Quốc, sự cố được phát hiện sau vài chục giây thay vì sau cả bài phát biểu khai mạc phiên chiều.

Kế hoạch dự phòng cho phần phiên dịch không cần dày. Một trang với mười tình huống dưới đây, ai xử lý, liên lạc bằng gì, là đủ cho phần lớn hội nghị.

Sự cố về người: phiên dịch viên và diễn giả

1. Phiên dịch viên ốm hoặc kẹt đường. Phòng trước: đội hai người mỗi cabin tự nó là một lớp dự phòng — một người vẫn dịch được một khoảng ngắn trong lúc chờ. Với sự kiện quan trọng, hỏi đơn vị cung cấp về người dự phòng đã đọc tài liệu. Có số liên lạc của cả đội, không chỉ trưởng nhóm.

2. Diễn giả nói quá nhanh. Dấu hiệu: phiên dịch viên ra hiệu qua kỹ thuật viên hoặc nhắn tin cho đầu mối. Xử lý: người điều phối hoặc trợ lý sân khấu đưa một tấm thẻ đã thống nhất trước — chẳng hạn một tấm thẻ màu — cho diễn giả. Đã nói trước với diễn giả về tấm thẻ này thì không ai bị bất ngờ.

3. Diễn giả đổi bài hoặc đổi thứ tự phút chót. Xử lý: đầu mối ngôn ngữ báo ngay cho cabin, chuyển tệp mới trước khi diễn giả lên. Nếu không kịp, ít nhất báo tên diễn giả và chủ đề thực tế để phiên dịch viên không chờ nhầm bài.

4. Diễn giả chuyển ngôn ngữ giữa chừng. Một diễn giả đang nói tiếng Anh chuyển sang tiếng mẹ đẻ để kể chuyện. Phòng trước: hỏi trước trong buổi gặp diễn giả. Với hội nghị nhiều cabin, trưởng nhóm phiên dịch sẽ bố trí chuyển tiếp nếu cabin của ngôn ngữ đó có mặt.

Sự cố về nội dung: video, slide và trích dẫn

5. Video có lời nhưng không có kịch bản. Video chiếu trong hội trường thường có nhạc nền, tiếng nhỏ, lời đọc nhanh — gần như không dịch đồng thời được trọn vẹn. Phòng trước: gửi video và kịch bản cho phiên dịch viên, hoặc làm phụ đề trước. Nếu không kịp, báo phiên dịch viên để họ dịch ý chính và người dẫn giới thiệu ngắn nội dung video trước khi chiếu.

6. Slide trên màn khác slide đã gửi. Xử lý: đầu mối chuyển bản mới vào cabin ngay khi biết; nếu không có bản mới, phiên dịch viên sẽ dịch theo lời nói, nhưng số liệu trên slide có thể không được đọc. Diễn giả nên đọc to các số liệu quan trọng thay vì chỉ trỏ.

7. Trích dẫn dài đọc nguyên văn. Diễn giả đọc một đoạn trích dài từ văn bản, bài thơ, nghị quyết. Phòng trước: xin trước đoạn trích. Không có thì phiên dịch viên sẽ chuyển ý thay vì chuyển nguyên văn, và đó là điều ban tổ chức nên chấp nhận thay vì đòi hỏi bản dịch hoàn hảo cho đoạn không được chuẩn bị.

Sự cố kỹ thuật và sự cố phía khán giả

8. Mất tiếng trên kênh dịch. Dấu hiệu: nhiều người nghe dịch cùng tháo tai nghe hoặc nhìn nhau. Xử lý: người quan sát khán giả báo kỹ thuật viên ngay; kỹ thuật viên kiểm tra theo thứ tự micro cabin, bộ phát, kênh. Nếu không khắc phục được trong một hai phút, người dẫn đề nghị tạm dừng; với sự cố kéo dài, chuyển sang dịch nối tiếp tạm thời qua micro sân khấu. Nguyên nhân hay gặp nhất lại rất đơn giản: micro cabin chưa bật, ai đó vô tình chạm vào bộ phát, hoặc tín hiệu sân khấu bị ngắt khi đổi micro sau giờ nghỉ. Một danh sách kiểm tra ngắn dán cạnh bàn kỹ thuật giúp loại trừ nhanh từng khả năng thay vì đoán mò.

9. Không đủ tai nghe hoặc tai nghe hết pin. Phòng trước: số tai nghe bằng số người cần nghe dịch cộng phần dự phòng; pin dự phòng ở bàn phát; quy trình phát và thu hồi có ký nhận cho hội nghị đông. Đặt bàn phát ở lối vào, không đặt ở cuối hội trường.

10. Khán giả chọn sai kênh hoặc không biết dùng thiết bị. Xử lý: người dẫn hướng dẫn ngắn bằng hai ngôn ngữ đầu chương trình — kênh nào là ngôn ngữ nào, chỉnh âm lượng ở đâu. Nhân viên bàn phát chỉ cách dùng ngay khi đưa tai nghe. Với hội nghị trực tuyến, gửi hướng dẫn chọn kênh trong thư mời.

Người đầu mối ngôn ngữ: một vai trò nên có tên

Mọi phương án trong bài đều cần một người nối ba bên: ban tổ chức, cabin phiên dịch và kỹ thuật viên. Ở sự kiện nhỏ, người này có thể kiêm việc khác; ở hội nghị lớn nhiều ngôn ngữ, đây nên là một vị trí riêng có tên trong danh sách nhân sự. Gọi là đầu mối ngôn ngữ hay điều phối phiên dịch đều được, miễn là mọi người biết đó là ai.

Việc của đầu mối gồm: nắm chương trình bản mới nhất, nhận và chuyển tài liệu phút chót vào cabin, báo thay đổi thứ tự diễn giả, nhận tín hiệu từ phiên dịch viên khi cần diễn giả nói chậm lại, và phối hợp với người quan sát khán giả. Đầu mối nên ngồi ở chỗ nhìn thấy cả sân khấu lẫn cabin, có kênh nhắn tin riêng với trưởng nhóm phiên dịch và kỹ thuật viên.

Kênh liên lạc nên là kênh im lặng — tin nhắn, không phải điện thoại đổ chuông — và được thống nhất trước bằng vài tín hiệu ngắn: chậm lại, mất tiếng, đổi bài, cần tài liệu. Trong lúc đang dịch, phiên dịch viên không có thời gian gõ một tin dài; một chữ cái đã thống nhất là đủ để đầu mối hiểu.

Bảng dự phòng một trang (mẫu)

Bảng dưới là khung để ban tổ chức điền tên người và cách liên lạc cụ thể cho sự kiện của mình. In ra, đưa cho đầu mối ngôn ngữ, kỹ thuật viên và trưởng nhóm phiên dịch:

Cột “ai phát hiện” quan trọng không kém cột “phương án”. Phần lớn sự cố phiên dịch trở nên nghiêm trọng không phải vì khó xử lý mà vì phát hiện muộn.

Sau sự kiện: rút kinh nghiệm để lần sau ít sự cố hơn

Trong vòng vài ngày sau sự kiện, dành nửa giờ cùng trưởng nhóm phiên dịch và kỹ thuật viên điểm lại: sự cố nào đã xảy ra, phát hiện lúc nào, xử lý mất bao lâu, nguyên nhân gốc là gì. Phần lớn nguyên nhân gốc nằm ở khâu chuẩn bị — tài liệu đến muộn, diễn giả không được nhắc về micro, bàn phát tai nghe đặt sai chỗ — chứ không ở khả năng của người dịch.

Thu thêm phản hồi từ khán giả nghe dịch, càng cụ thể càng tốt: phiên nào nghe rõ, phiên nào khó theo, thuật ngữ nào gây khó hiểu. Một phiếu khảo sát ngắn hai ba câu riêng cho phần nghe dịch, phát cùng phiếu đánh giá sự kiện, cho thông tin tốt hơn nhiều so với câu hỏi chung “bạn hài lòng với sự kiện không”.

Lưu lại danh sách tên riêng, thuật ngữ đã thống nhất, bảng dự phòng đã điền và những điều chỉnh cho lần sau trong cùng hồ sơ sự kiện. Sự kiện thường niên lặp lại mỗi năm; hồ sơ này giúp lần tổ chức tiếp theo bắt đầu từ chỗ đã tốt hơn. Nếu bạn muốn rà kế hoạch dự phòng cho sự kiện sắp tới, gửi yêu cầu kèm chương trình qua mẫu đăng ký trên trang; Dịch Hay sẽ cùng bạn điền bảng trên theo đúng quy mô sự kiện.

Câu hỏi thường gặp

Khi kênh dịch mất tiếng, có nên để diễn giả nói tiếp không?

Nếu sự cố khắc phục được trong một hai phút thì có thể để tiếp, sau đó nhờ diễn giả nhắc lại ngắn ý vừa nói. Nếu kéo dài, nên tạm dừng vì phần khán giả nghe dịch đang mất trọn nội dung. Quyết định nên được giao trước cho một người cụ thể.

Có nên chuẩn bị một phiên dịch viên dự phòng ngồi sẵn tại chỗ không?

Với sự kiện rất quan trọng hoặc nhiều ngày liên tiếp thì đáng cân nhắc. Với sự kiện thông thường, đội hai người mỗi cabin và một người dự phòng có thể gọi đến trong vài giờ thường là đủ. Người dự phòng nên được gửi tài liệu cùng lúc với đội chính.

Ai nên là người quyết định tạm dừng chương trình vì sự cố phiên dịch?

Thường là trưởng ban tổ chức hoặc người điều phối chương trình, dựa trên thông tin từ đầu mối ngôn ngữ và kỹ thuật viên. Điều quan trọng là đã chỉ định trước, để khi sự cố xảy ra không ai phải chờ xin ý kiến.

Tai nghe phiên dịch bị khán giả mang về thì xử lý ra sao?

Đây là sự cố khá thường gặp ở hội nghị đông. Cách phòng là bàn phát có ký nhận hoặc giữ danh thiếp đổi tai nghe, và nhắc trả thiết bị trước khi kết thúc. Trách nhiệm bồi thường nên được ghi rõ trong hợp đồng thuê thiết bị.

Phiên dịch viên dịch sai một chi tiết quan trọng thì xử lý thế nào?

Phiên dịch viên chuyên nghiệp khi nhận ra sẽ tự đính chính ngay trên kênh. Nếu ban tổ chức phát hiện sau, có thể nhờ người dẫn đính chính ngắn hoặc đưa thông tin đúng vào tài liệu gửi sau sự kiện. Nên rà lại nguyên nhân thay vì chỉ trách người dịch.

Sự kiện trực tuyến có cần bảng dự phòng khác không?

Khung vẫn tương tự nhưng thêm các tình huống riêng: phiên dịch viên mất mạng, diễn giả mất tiếng, khán giả không tìm thấy kênh ngôn ngữ, video chia sẻ không có tiếng. Kênh liên lạc khẩn giữa phiên dịch viên và kỹ thuật viên càng quan trọng vì không ai ngồi cạnh nhau.