Phiên dịch viên bạn thuê làm việc cho bạn về hợp đồng, lịch, chi phí, và có thể giúp bạn hiểu bối cảnh văn hoá của đối tác. Nhưng trong lúc dịch, họ phải dịch trung thực lời của cả hai bên: không bóp méo lời đối tác cho lợi bạn, không làm đẹp lời bạn cho đối tác dễ nghe. Đó không phải là "không đứng về phía bạn", mà là điều làm cho lời dịch có giá trị với bạn.
Phần còn lại của lòng tin nằm ở bảo mật. Người dịch nghe giá, công thức, kế hoạch, tranh chấp của bạn. Chuẩn mực nghề yêu cầu giữ bí mật, và một thoả thuận bảo mật (NDA) viết đúng sẽ biến chuẩn mực đó thành nghĩa vụ có thể đòi được. Bài viết đi qua ranh giới trung lập, các vùng xám hay gặp và những điều khoản nên có trong NDA với người dịch.
Phần soạn NDA nói chung giữa các doanh nghiệp là chủ đề khác; ở đây chỉ bàn những điểm đặc thù khi bên nhận thông tin là người phiên dịch.
Trung lập trong lời dịch, không trung lập về hợp đồng
Cần tách hai thứ hay bị gộp làm một. Về quan hệ hợp đồng, người dịch do bạn thuê có nghĩa vụ với bạn: đến đúng giờ, chuẩn bị theo tài liệu bạn đưa, giữ bí mật của bạn, không đồng thời nhận việc cho đối thủ trong cùng thương vụ. Về lời dịch, họ phải trung thực với cả hai bên: dịch đủ ý, đúng mức độ, không thêm bớt.
Các bộ quy tắc đạo đức nghề phiên dịch, từ Bộ quy tắc của Hiệp hội Phiên dịch Hội nghị Quốc tế (AIIC, thành lập năm 1953) đến các bộ quy tắc của phiên dịch y tế, toà án ở nhiều nước, đều đặt trung thực và bảo mật làm nền. Lý do đơn giản: nếu đối tác nghi rằng người dịch của bạn bóp méo lời họ, họ sẽ mang người dịch riêng và nghi ngờ mọi thứ bạn nói. Lời dịch trung thực là thứ giữ cho cuộc đối thoại tồn tại.
Vậy người dịch "của bạn" giúp bạn ở đâu? Ở phần chuẩn bị (hiểu sản phẩm, thuật ngữ của bạn để dịch chính xác hơn), ở phần lưu ý văn hoá trong giờ nghỉ (câu đối tác vừa nói thường mang nghĩa từ chối lịch sự), và ở chỗ họ dịch lời bạn bằng giọng tự tin, rõ ràng, đúng như bạn muốn nói. Đó là lợi thế thật, và hoàn toàn nằm trong chuẩn mực nghề.
Những vùng xám hay gặp
Lý thuyết thì rõ, thực tế có nhiều tình huống không có câu trả lời một dòng. Bảng dưới gom những tình huống người thuê hay hỏi và cách xử lý được nhiều người làm nghề chấp nhận.
| Tình huống | Cách xử lý thường được chấp nhận |
|---|---|
| Bạn bảo "câu này đừng dịch" | Nếu bạn chưa nói thành tiếng với đối tác thì không có gì để dịch. Nếu đã nói trong cuộc trao đổi chung, người dịch thường dịch, hoặc nói rõ với cả bàn rằng bên bạn rút lại câu vừa rồi |
| Đối tác nói nội bộ bằng tiếng của họ ngay tại bàn | Vùng tranh luận; nên thống nhất trước với người dịch và không giấu việc người dịch hiểu tiếng của đối tác |
| Đối tác hỏi người dịch về bạn trong giờ nghỉ | Người dịch từ chối lịch sự, không chia sẻ thông tin, có thể báo lại bạn |
| Bạn nói một con số khác tài liệu | Người dịch có thể xin xác nhận với bạn trước khi dịch; không tự sửa |
| Bạn muốn người dịch "nói giúp vài câu" khi bạn bí | Người dịch không thay bạn đàm phán; bạn có thể xin nghỉ giải lao |
| Đối tác mời người dịch làm việc riêng sau thương vụ | Người dịch chuyên nghiệp báo lại và tránh nhận việc có xung đột lợi ích trong thời gian thoả thuận |
Những vùng xám này nên được nói ra trước buổi làm việc, không phải lúc đang xảy ra. Một cuộc trao đổi mười phút với người dịch trước giờ họp giúp cả hai bên biết sẽ làm gì khi tình huống tới.
NDA với phiên dịch viên nên có những điều khoản nào
Một NDA dùng cho phiên dịch không cần dài, nhưng nên có những điểm đặc thù mà mẫu NDA giữa hai doanh nghiệp thường thiếu:
- Phạm vi thông tin: mọi điều nghe, thấy, đọc trong khi làm việc, kể cả lời nói không ghi lại, chứ không chỉ "tài liệu được đánh dấu mật".
- Ghi chép của người dịch: sổ ghi chép nối tiếp chứa số liệu, tên, giá. Thoả thuận cách xử lý: huỷ sau buổi làm việc, hoặc giao lại cho bạn.
- Tài liệu chuẩn bị: bản nháp hợp đồng, catalog, bảng thuật ngữ bạn gửi; xoá khỏi máy và hộp thư khi kết thúc, xác nhận bằng văn bản nếu cần.
- Công cụ trực tuyến: không đưa tài liệu, ghi âm hay nội dung cuộc họp lên công cụ dịch máy, phiên âm tự động hay trợ lý AI công cộng nếu chưa được đồng ý.
- Người làm cùng: nếu đơn vị phiên dịch cử người thay hoặc thêm người, người đó cũng phải chịu cùng nghĩa vụ.
- Xung đột lợi ích: người dịch khai báo nếu đang hoặc từng làm cho đối tác, đối thủ trong cùng thương vụ; không nhận việc cho bên kia trong một thời gian thoả thuận.
- Thời hạn: nghĩa vụ bảo mật kéo dài sau khi buổi làm việc kết thúc, thường dài hơn nhiều so với thời gian làm việc.
- Ngoại lệ: thông tin cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo luật; khi đó người dịch báo bạn trong phạm vi được phép.
NDA nên ký giữa bạn với đơn vị phiên dịch, và đơn vị có cam kết tương ứng với từng người dịch. Với người dịch tự do, ký trực tiếp. Điều khoản phạt hay bồi thường nên để luật sư của bạn soạn theo luật áp dụng; bài viết không thay tư vấn pháp lý.
Dấu hiệu một người dịch làm nghề nghiêm túc về bảo mật
Họ hỏi về bảo mật trước bạn. Người dịch có kinh nghiệm thường hỏi tài liệu có cần ký NDA không, có được lưu trên máy không, ghi chép xử lý thế nào. Một người không hỏi gì có thể chưa từng làm việc nhạy cảm.
Họ không kể chuyện khách cũ. Khi giới thiệu kinh nghiệm, người dịch nói về ngành, loại việc, chứ không kể tên khách cụ thể, giá trị thương vụ hay chuyện hậu trường. Người kể chuyện khách cũ cho bạn nghe sẽ kể chuyện của bạn cho khách sau.
Họ không đăng ảnh, không "check-in". Không ảnh chụp phòng họp, nhà máy, bữa tối với khách trên mạng xã hội, kể cả không gắn tên.
Họ tách bạch thiết bị. Dùng sổ riêng cho từng khách, không ghi chép trên ứng dụng đồng bộ đám mây công cộng, không dùng chung máy với người khác.
Họ nói rõ giới hạn. Khi được hỏi điều nằm ngoài vai trò, họ từ chối thẳng và lịch sự. Một người dịch dám nói "việc này không thuộc vai trò của người dịch" là người đáng tin để giữ bí mật của bạn.
Khi người dịch là nhân viên của chính bạn
Nhiều doanh nghiệp dùng nhân viên song ngữ làm phiên dịch nội bộ, đặc biệt ở các công ty có quản lý người Hàn, người Nhật, người Trung Quốc. Cách này có lợi thế lớn: nhân viên hiểu sản phẩm, hiểu con người, có sẵn hợp đồng lao động với điều khoản bảo mật. Nhưng nó cũng có hai rủi ro cần quản lý.
Rủi ro thứ nhất là vị trí khó xử. Nhân viên dịch cho giám đốc người nước ngoài trong buổi họp kỷ luật đồng nghiệp, hay dịch cho sếp trong buổi làm việc với công đoàn, phải dịch những câu nặng nề về chính người cùng phòng. Rủi ro thứ hai là lọc thông tin: nhân viên có thể ngại dịch câu chê của sếp, hoặc giảm nhẹ lời phàn nàn của công nhân để sếp khỏi nổi giận. Cả hai đều làm hỏng mục đích của việc dịch.
Cách giảm rủi ro: mô tả công việc phiên dịch rõ ràng trong hợp đồng, đào tạo nhân viên về chuẩn mực nghề (dịch đủ, đúng mức độ, giữ bí mật), và với những buổi nhạy cảm như kỷ luật, đối thoại lao động, tranh chấp, thuê người dịch bên ngoài. Người ngoài không có quan hệ lâu dài trong công ty thì dễ trung lập hơn, và nhân viên của bạn không phải gánh vai không thuộc về mình.
Ghi âm, phiên âm tự động và lời dịch: những rủi ro bảo mật mới
Các công cụ phiên âm và dịch tự động trên điện thoại, trong phần mềm họp trực tuyến, giờ có mặt ở khắp nơi. Chúng tiện, nhưng mở ra một lối rò rỉ mà NDA truyền thống chưa nghĩ tới: nội dung cuộc họp được gửi lên máy chủ của bên thứ ba, có thể được lưu, và điều khoản sử dụng của từng công cụ khác nhau.
Với buổi làm việc nhạy cảm, nên thống nhất trước ba điều với tất cả người tham dự, kể cả người dịch: có ghi âm hay không, có bật phiên âm tự động hay không, nếu có thì bản ghi lưu ở đâu và ai được truy cập. Người dịch không nên tự ghi âm "để nghe lại cho chắc" nếu chưa được đồng ý của các bên.
Nếu bạn muốn dùng công cụ tự động để có biên bản nhanh, hãy coi bản phiên âm là bản nháp và cho người dịch hoặc người tham dự rà lại, vì công cụ thường nhầm tên riêng, con số và thuật ngữ, đúng những thứ quan trọng nhất trong một cuộc họp thương mại.
Thuê qua đơn vị hay người dịch tự do: khác nhau ở bảo mật
Cả hai cách đều phổ biến và đều có người làm tốt. Khác biệt nằm ở chỗ ai chịu trách nhiệm khi có sự cố, và bạn kiểm được những gì trước khi giao thông tin.
| Khía cạnh | Qua đơn vị phiên dịch | Người dịch tự do |
|---|---|---|
| Ai ký NDA với bạn | Đơn vị, kèm cam kết của từng người dịch | Trực tiếp người dịch |
| Kiểm xung đột lợi ích | Đơn vị kiểm trước khi cử người | Bạn tự hỏi và dựa vào lời khai của người dịch |
| Khi người dịch ốm, bận đột xuất | Đơn vị cử người thay, người thay cũng chịu NDA | Bạn tự tìm người khác, phải ký lại |
| Lưu tài liệu chuẩn bị | Theo quy trình của đơn vị, hỏi được | Theo thói quen cá nhân, cần thoả thuận cụ thể |
| Ai chịu trách nhiệm khi có sự cố | Đơn vị và người dịch theo hợp đồng | Người dịch theo hợp đồng |
Với người dịch tự do, hãy hỏi thẳng họ lưu tài liệu ở đâu, dùng email nào, xoá thế nào khi xong việc. Với đơn vị, hỏi họ quy trình cử người thay có kèm cam kết bảo mật không. Câu trả lời rõ ràng, không lúng túng là một tín hiệu tốt ở cả hai phía.
Câu hỏi thường gặp
Phiên dịch do đối tác mang theo có bảo mật cho mình không?
Họ có nghĩa vụ bảo mật với bên thuê họ là đối tác, không phải với bạn. Thông tin bạn nói trong buổi làm việc đương nhiên đối tác được biết, nhưng những gì bạn trao đổi riêng với người dịch của đối tác thì không nên coi là bí mật. Với thương vụ quan trọng, nên có người dịch riêng.
Có thể yêu cầu người dịch huỷ sổ ghi chép ngay sau buổi họp không?
Có, và nên ghi vào thoả thuận. Nhiều người dịch chuyên nghiệp vẫn tự huỷ ghi chép sau khi không còn cần. Nếu bạn muốn giữ ghi chép làm tư liệu, nên nhớ rằng đó là ký hiệu riêng của người dịch, người khác thường không đọc được.
NDA với phiên dịch có cần công chứng không?
Thông thường không bắt buộc; NDA là hợp đồng dân sự giữa các bên. Việc có cần thêm thủ tục nào hay không phụ thuộc luật áp dụng và yêu cầu nội bộ của doanh nghiệp. Nếu NDA quan trọng, nên nhờ luật sư rà nội dung, nhất là điều khoản bồi thường.
Người dịch có phải khai báo đã từng làm cho đối thủ không?
Nên có điều khoản yêu cầu khai báo xung đột lợi ích. Người dịch không được tiết lộ chi tiết công việc cũ, nhưng có thể cho biết đã từng làm trong cùng thương vụ hoặc cho cùng đối tác hay chưa. Đơn vị phiên dịch có trách nhiệm kiểm trước khi cử người.
Nếu nghi người dịch tiết lộ thông tin thì làm gì?
Ghi nhận sự việc cụ thể, thời điểm, nội dung nghi bị lộ, rồi trao đổi với đơn vị phiên dịch và luật sư. Đừng kết luận vội: thông tin có thể lộ từ nhiều nguồn khác trong cùng cuộc họp. Thoả thuận viết rõ từ đầu giúp xử lý dễ hơn nhiều khi có sự cố.
Người dịch có được từ chối dịch một câu không?
Người dịch có thể từ chối tham gia vào việc trái pháp luật hoặc trái chuẩn mực nghề, như dịch sai có chủ đích hay chuyển lời đề nghị hối lộ. Với lời nói thô lỗ, khó nghe nhưng hợp pháp, người dịch vẫn dịch đúng mức độ, vì đó là lời của người nói, không phải của người dịch.