Phiên dịch thương mại là chuyển lời nói giữa hai bên làm ăn không chung ngôn ngữ, ngay tại chỗ: buổi gặp đối tác đầu tiên, phiên đàm phán giá, chuyến đi nhà máy, bữa cơm tiếp khách, buổi làm việc với cơ quan quản lý. Khác với dịch viết, người phiên dịch không có thời gian tra cứu hay sửa lại; cái họ mang tới là trí nhớ ngắn hạn, vốn thuật ngữ đã chuẩn bị và khả năng giữ đúng ý trong lúc hai bên đang căng thẳng.
Hình thức hay dùng nhất trong thương mại là phiên dịch nối tiếp (người nói dừng, người dịch nói lại) và phiên dịch hai chiều (một người dịch qua lại cho cả hai bên). Doanh nghiệp nên thuê người chuyên nghiệp khi cuộc gặp có tiền, cam kết hoặc rủi ro pháp lý đi kèm; nhờ nhân viên "biết tiếng" chỉ hợp với trao đổi thường ngày ít hệ quả.
Bài này giúp bạn gọi đúng tên dịch vụ mình cần, biết một phiên dịch viên làm gì và không làm gì, và đọc được một báo giá phiên dịch trước khi đặt lịch với Dịch Hay hay bất kỳ đơn vị nào.
Các hình thức phiên dịch gặp trong làm ăn
Tên gọi trên thị trường khá lộn xộn: cùng một việc có nơi gọi "phiên dịch cabin", nơi gọi "dịch song song". Bảng dưới gom theo cách làm việc thực tế, vì đó mới là thứ quyết định bạn cần mấy người, cần thiết bị gì và trả tiền cho cái gì.
| Hình thức | Cách làm | Hợp với | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Nối tiếp (consecutive) | Người nói dừng sau một đoạn, người dịch ghi chép rồi nói lại toàn bộ | Đàm phán, họp nhỏ, gặp cơ quan, phỏng vấn | Thời gian họp gần như gấp đôi; bù lại độ chính xác cao nhất |
| Hai chiều (liaison) | Một người dịch qua lại liên tục giữa hai bên, đoạn ngắn | Gặp đối tác, đi nhà máy, ăn tối, tháp tùng | Mệt hơn người ta tưởng vì đổi chiều ngôn ngữ hàng trăm lần một ngày |
| Thì thầm (chuchotage) | Người dịch ngồi cạnh, nói nhỏ gần như cùng lúc với người nói | Một hai khách nước ngoài trong cuộc họp tiếng Việt | Không quá hai người nghe; ồn cho người xung quanh; cần thay người nếu kéo dài |
| Dịch nhìn (sight translation) | Đọc văn bản tiếng này và nói ra bằng tiếng kia ngay tại chỗ | Đọc nhanh bản nháp hợp đồng, biên bản, thư mới nhận | Không thay bản dịch viết; chỉ để hai bên hiểu nội dung tức thời |
| Đồng thời (simultaneous) | Dịch cùng lúc, thường qua tai nghe | Hội thảo, đào tạo đông người | Thuộc mảng phiên dịch hội nghị, cần ít nhất hai người và thiết bị |
Trong thương mại, đa số cuộc gặp dùng nối tiếp hoặc hai chiều. Nếu ai đó đề xuất phiên dịch đồng thời cho một cuộc đàm phán bốn người, nên hỏi lại lý do: tiết kiệm được thời gian nhưng mất chỗ dừng để hai bên suy nghĩ, mà trong đàm phán khoảng dừng ấy có giá trị.
Một phiên dịch viên thương mại thật sự làm những gì
Chuẩn bị trước buổi gặp. Đọc hồ sơ công ty hai bên, catalog, bản nháp hợp đồng, lập bảng thuật ngữ riêng cho buổi đó. Phần việc này thường chiếm vài giờ cho một buổi làm việc nửa ngày, và là lý do người chuyên nghiệp hỏi tài liệu trước.
Dịch đủ, dịch đúng, không biên tập. Chuyển toàn bộ nội dung kể cả câu khó nghe, câu lặp, câu do dự. Người dịch không tự lược bớt vì thấy "không cần thiết" và không làm mềm lời từ chối của bên này cho bên kia dễ nghe.
Báo khi có rủi ro hiểu lầm. Khi một từ có hai nghĩa, một con số nghe chưa rõ, hoặc một cử chỉ có thể bị hiểu sai theo văn hoá bên kia, người dịch nói rõ là mình đang lên tiếng với tư cách người dịch, rồi mới nêu điểm cần làm rõ.
Ghi chép cho chính mình. Sổ ghi chép của phiên dịch nối tiếp dùng ký hiệu riêng để nhớ ý, số, tên. Nó không phải biên bản cuộc họp; nếu bạn cần biên bản, hãy giao việc đó riêng và nói từ đầu.
Giữ bí mật. Mọi điều nghe được trong buổi làm việc, giá, công thức, kế hoạch, đều không được kể lại cho ai. Đây là chuẩn mực nghề, và bạn có thể ghi thêm vào thoả thuận bảo mật.
Những việc không thuộc phạm vi phiên dịch
Hiểu lầm về phạm vi là nguồn va chạm phổ biến nhất giữa doanh nghiệp và người phiên dịch. Các việc dưới đây có thể thoả thuận thêm, nhưng không mặc nhiên nằm trong một buổi phiên dịch:
- Đàm phán thay bạn: người dịch không mặc cả, không đề xuất giá, không tự trả lời câu hỏi của đối tác dù biết câu trả lời.
- Tư vấn pháp lý hay kỹ thuật: dịch đúng điều khoản không có nghĩa là đánh giá điều khoản đó có lợi hay không.
- Dịch viết tài liệu: bản hợp đồng, biên bản ghi nhớ, thư chào hàng cần người dịch viết và thời gian riêng; dịch nhìn tại chỗ chỉ để hiểu nhanh.
- Lái xe, xách hành lý, đặt vé, làm thư ký: một số người tháp tùng sẵn lòng giúp, nhưng đó là việc thêm, nên ghi rõ.
- Làm "gián điệp": được cài để nghe lén đối tác ở chỗ riêng tư, hay giả vờ không biết tiếng của họ để họ nói thoải mái rồi báo lại, là lừa dối, trái chuẩn mực nghề và có thể phá hỏng quan hệ hai bên khi bị phát hiện.
Nếu bạn cần một người vừa dịch vừa tư vấn thị trường, hãy thuê hai vai riêng hoặc nói rõ khi đặt lịch. Ghép hai vai vào một người làm họ mất vị trí trung lập, và đối tác bên kia thường nhận ra.
Khi nào cần người chuyên nghiệp, khi nào nhân viên biết tiếng là đủ
Nhiều công ty có nhân viên nói ngoại ngữ khá và quen nhờ họ dịch. Cách làm này tiết kiệm nhưng có ba điểm yếu: nhân viên là người của một bên nên khó trung lập, họ vừa dịch vừa phải lo việc chuyên môn của mình, và ít ai được rèn kỹ năng ghi nhớ – ghi chép cho đoạn dài. Bảng sau giúp bạn chọn theo mức hệ quả.
| Tình huống | Nhân viên biết tiếng | Phiên dịch chuyên nghiệp |
|---|---|---|
| Trao đổi lịch giao hàng định kỳ với đối tác quen | Thường đủ | Không cần |
| Buổi gặp đầu tiên với đối tác mới | Rủi ro ấn tượng đầu kém | Nên dùng |
| Đàm phán giá, điều khoản hợp đồng | Không nên | Cần |
| Khiếu nại chất lượng, tranh chấp | Không nên, vì không trung lập | Cần, kèm biên bản viết |
| Làm việc với cơ quan nhà nước, công chứng, toà án | Có thể không được chấp nhận | Cần, theo yêu cầu của cơ quan |
| Tháp tùng chuyên gia lắp đặt máy nhiều ngày | Được nếu nhân viên am hiểu kỹ thuật | Nên có nếu thuật ngữ khó hoặc có an toàn lao động |
Một cách làm cân bằng: nhân viên song ngữ ngồi cùng bàn để theo dõi và nhắc thuật ngữ nội bộ, còn người chuyên nghiệp đảm nhận dịch. Hai người bổ sung cho nhau, và nhân viên học được cách làm việc qua phiên dịch.
Báo giá phiên dịch gồm những yếu tố nào
Không có một bảng giá chung cho phiên dịch thương mại, vì giá phụ thuộc nhiều yếu tố cùng lúc. Bạn so được hai báo giá khi biết mỗi dòng trong đó tính cái gì. Bảng dưới liệt kê các yếu tố thường gặp, không kèm con số.
| Yếu tố | Ảnh hưởng thế nào |
|---|---|
| Cặp ngôn ngữ | Ngôn ngữ ít người làm hơn thì nguồn người ít hơn, cần đặt sớm hơn |
| Chuyên ngành | Kỹ thuật, y tế, pháp lý đòi hỏi chuẩn bị thuật ngữ lâu hơn |
| Đơn vị tính | Theo buổi (thường nửa ngày), theo ngày, hoặc theo giờ có mức tối thiểu |
| Ngoài giờ, cuối tuần, lễ | Thường tính thêm; nên hỏi cách tính khi bữa tối tiếp khách kéo dài |
| Di chuyển, lưu trú, ăn uống | Công tác tỉnh khác hoặc nước ngoài tính riêng; thời gian ngồi xe có thể tính công |
| Thời gian chuẩn bị | Có nơi gộp, có nơi tính riêng khi tài liệu dày |
| Huỷ, đổi lịch | Huỷ sát ngày thường phải trả một phần, vì người dịch đã từ chối việc khác |
Khi đọc báo giá, hãy hỏi thẳng: một "ngày" là bao nhiêu giờ, giờ ăn trưa có tính không, chi phí đi lại ai trả và trả theo chứng từ hay khoán. Ba câu này giải quyết phần lớn tranh cãi sau buổi làm việc.
Đặt lịch phiên dịch thương mại: năm bước
Thứ tự dưới đây giúp người phiên dịch có đủ thông tin để chuẩn bị, và giúp bạn tránh chuyện đến ngày mới phát hiện người được gửi tới không hợp chuyên ngành.
- Mô tả cuộc gặp: ai gặp ai, mục đích, địa điểm, thời lượng, số người mỗi bên, ngôn ngữ của từng người (đối tác người Hàn có thể muốn dùng tiếng Anh).
- Gửi tài liệu: hồ sơ công ty, danh mục sản phẩm, bản nháp hợp đồng, danh sách người tham dự với chức danh. Gửi kèm thoả thuận bảo mật nếu cần.
- Xác nhận người dịch: hỏi kinh nghiệm trong ngành, có thể xin nói chuyện ngắn trước để nghe giọng và cách xử lý thuật ngữ.
- Họp nhanh trước giờ: mười lăm phút trước buổi gặp để thống nhất thuật ngữ nội bộ, tên sản phẩm, những chủ đề nhạy cảm.
- Kết thúc và ghi nhận: sau buổi, người dịch có thể nhắc những điểm hai bên chưa rõ; mọi cam kết quan trọng vẫn phải chốt bằng văn bản.
Khi gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang, bạn chỉ cần mô tả bước một; phần còn lại người điều phối sẽ hỏi tiếp theo đúng thứ tự này.
Phiên dịch thương mại trong bối cảnh Việt Nam: vài đặc thù
Doanh nghiệp Việt Nam làm ăn với nước ngoài có một đặc điểm ít thị trường nào có: đối tác đông nhất đến từ những nền kinh tế nói tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Nhật, trong khi phần lớn tài liệu kỹ thuật và hợp đồng lại viết bằng tiếng Anh. Một buổi làm việc ở khu công nghiệp miền Bắc có thể có chuyên gia Hàn Quốc nói tiếng Hàn, bản vẽ chú thích tiếng Anh, công nhân Việt Nam gọi bộ phận bằng tên lóng. Người phiên dịch phải xoay được cả ba lớp đó.
Đặc thù thứ hai là cách xưng hô. Tiếng Việt buộc người nói chọn anh, chị, em, ông, bà theo tuổi và vị thế; tiếng Anh thì chỉ có you. Khi dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt, người dịch phải quyết định xưng hô cho cả hai bên, và chọn sai thì bên Việt Nam thấy bị coi thường hoặc bị đẩy ra xa. Người dịch kinh nghiệm thường hỏi trước tuổi, chức vụ để chọn cách xưng hô ổn định suốt buổi.
Đặc thù thứ ba là ranh giới giữa công việc và quan hệ. Bữa cơm, cuộc nhậu, chuyến đi thăm quê đối tác thường là nơi quyết định nhiều việc hơn phòng họp. Người dịch tháp tùng tốt hiểu rằng dịch câu chúc rượu, câu hỏi thăm gia đình cũng quan trọng như dịch điều khoản thanh toán, và chuẩn bị cho cả hai.
Câu hỏi thường gặp
Phiên dịch và thông dịch có khác nhau không?
Trong tiếng Việt hiện nay hai từ thường dùng như nhau, đều chỉ việc dịch lời nói. "Thông dịch" phổ biến hơn ở miền Nam và trong một số văn bản cũ. Điều quan trọng không phải tên gọi mà là hình thức cụ thể: nối tiếp, hai chiều, thì thầm hay đồng thời, vì mỗi hình thức cần kỹ năng và số người khác nhau.
Một phiên dịch viên làm được bao lâu liên tục?
Với nối tiếp và hai chiều, một người làm được một ngày làm việc nếu có giờ nghỉ hợp lý, nhưng chất lượng giảm rõ sau vài giờ nói liên tục không nghỉ. Thì thầm và đồng thời mệt hơn nhiều, thường phải thay người. Nếu lịch kéo dài cả ngày lẫn bữa tối, nên tính đến người thứ hai.
Có cần phiên dịch có chứng chỉ không?
Ở Việt Nam chưa có một chứng chỉ hành nghề phiên dịch thương mại bắt buộc chung. Bằng cấp ngoại ngữ và chứng chỉ quốc tế cho biết trình độ ngôn ngữ, nhưng không cho biết kỹ năng phiên dịch. Cách kiểm hiệu quả hơn là hỏi kinh nghiệm trong ngành của bạn và nói chuyện thử ngắn trước khi đặt.
Đối tác mang theo phiên dịch của họ thì mình có cần thuê không?
Nên cân nhắc thuê. Phiên dịch của đối tác làm việc cho đối tác, chuẩn bị theo tài liệu của họ và có thể không quen thuật ngữ bên bạn. Trong đàm phán quan trọng, mỗi bên có người dịch riêng giúp mỗi bên kiểm được lời của mình được chuyển đi thế nào, và giảm tranh cãi về sau.
Phiên dịch có ghi biên bản cuộc họp giúp được không?
Có thể thoả thuận, nhưng nên giao cho người khác nếu cuộc họp quan trọng. Người đang dịch dồn sức vào nghe và nói; vừa dịch vừa viết biên bản đầy đủ làm giảm chất lượng cả hai việc. Nếu vẫn muốn người dịch làm, hãy nói từ lúc đặt lịch để họ tính thời gian.
Nên đặt phiên dịch trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt, nhất là với ngôn ngữ ít người làm, mùa hội chợ hoặc lịch đi tỉnh. Quan trọng hơn ngày đặt là ngày gửi tài liệu: người dịch cần vài ngày để đọc và lập bảng thuật ngữ. Đặt sớm mà gửi tài liệu vào tối hôm trước thì cũng như đặt gấp.