Thuê phiên dịch cho hội nghị hay sự kiện gồm tám bước: đọc chương trình để biết phần nào cần dịch, chọn hình thức phiên dịch, gửi yêu cầu báo giá đủ thông tin, chốt người và thoả thuận, gửi tài liệu chuẩn bị, tổng duyệt âm thanh, điều phối trong ngày và rút kinh nghiệm sau sự kiện. Bên tổ chức làm tốt bước một và bước năm thì phần lớn rủi ro đã được xử lý.
Điều nhiều đơn vị tổ chức chỉ nhận ra sau lần đầu: phiên dịch viên giỏi đến mấy cũng chỉ dịch tốt bằng lượng thông tin họ được nhận trước. Một hội thảo y khoa mà phiên dịch viên chỉ nhận slide tối hôm trước sẽ có chất lượng khác hẳn với hội thảo mà họ được đọc tài liệu từ tuần trước và gặp diễn giả mười lăm phút trước giờ mở màn.
Bài này viết theo góc người đặt dịch — phòng hành chính, ban tổ chức, công ty sự kiện — với trình tự Dịch Hay vẫn đi cùng khách khi nhận một yêu cầu phiên dịch hội nghị.
Bắt đầu từ chương trình, không bắt đầu từ ngôn ngữ
Câu hỏi đầu tiên không phải “cần phiên dịch tiếng gì” mà là ai nói, ai nghe, ở phần nào. Hãy in chương trình ra và đánh dấu từng phiên: diễn giả nói tiếng gì, khán giả chủ yếu nghe tiếng gì, có phần hỏi đáp không, có phiên chia nhóm song song không, có tiệc tối hay tham quan cần người đi kèm không. Một hội thảo một ngày ở Hà Nội với ba diễn giả nước ngoài và hai trăm đại biểu Việt Nam có thể chỉ cần dịch một chiều Anh sang Việt cho bài nói, nhưng phần hỏi đáp lại cần dịch hai chiều.
Từ bản chương trình đã đánh dấu, bạn sẽ thấy ba thông số quyết định mọi thứ phía sau: số cặp ngôn ngữ, tổng thời lượng cần dịch thật (không tính giờ nghỉ, tiệc trà) và tính chất nội dung — nghi lễ, kỹ thuật chuyên sâu hay trao đổi tự do. Ba thông số này quyết định hình thức phiên dịch, số người cần thuê và loại phiên dịch viên phù hợp.
Việc chọn giữa dịch đồng thời qua cabin và dịch nối tiếp là một quyết định riêng, phụ thuộc thời lượng, số ngôn ngữ, ngân sách thiết bị và không khí sự kiện. Nguyên tắc ngắn gọn: dịch nối tiếp làm thời lượng phần nói kéo dài gần gấp đôi, nên hợp với phát biểu ngắn, lễ nghi, nhóm nhỏ; sự kiện dài nhiều diễn giả gần như luôn cần dịch đồng thời. Đừng chọn hình thức chỉ vì nó rẻ hơn trên báo giá — chương trình kéo dài thêm vài tiếng cũng là chi phí, chỉ là nằm ở dòng khác.
Hai phần hay bị quên khi đánh dấu chương trình là các phiên chia nhóm chạy song song và các hoạt động ngoài hội trường. Ba phiên thảo luận nhóm cùng lúc nghĩa là ba đội phiên dịch, không phải một. Bữa tối giao lưu, buổi tham quan nhà máy hay chuyến đi thực địa buổi chiều thường cần một người đi kèm dịch nối tiếp hoặc dịch thì thầm, khác hẳn người ngồi cabin buổi sáng. Liệt kê đủ ngay từ đầu giúp báo giá không phải sửa nhiều lần.
Tám bước thuê phiên dịch hội nghị
Trình tự dưới đây áp dụng cho hội nghị, hội thảo, lễ ký kết, họp báo và khoá đào tạo có diễn giả nước ngoài. Sự kiện càng lớn, bước 1 đến bước 3 càng cần làm sớm.
- Đọc chương trình và đánh dấu phần cần dịch. Ghi rõ từng phiên: ngôn ngữ nói, ngôn ngữ nghe, thời lượng, có hỏi đáp hay không, có video hay không.
- Chọn hình thức và ước số người. Đồng thời, nối tiếp, thì thầm hay kết hợp; từ đó ước số phiên dịch viên và nhu cầu thiết bị.
- Gửi yêu cầu báo giá đủ thông tin. Ngày giờ, địa điểm, chủ đề, ngôn ngữ, hình thức, số khán giả, có ghi âm phát lại không. Thông tin càng đủ, báo giá càng sát và ít phát sinh.
- Chốt người và thoả thuận bằng văn bản. Ghi tên phiên dịch viên được bố trí, giờ làm việc, giờ chuẩn bị, điều kiện huỷ hoặc đổi ngày, cam kết bảo mật, quyền ghi âm.
- Gửi tài liệu chuẩn bị. Chương trình chi tiết, slide, bài phát biểu, danh sách diễn giả kèm chức danh, tài liệu nền về tổ chức và dự án. Gửi bản nào có trước gửi trước, bản cuối gửi sau.
- Tổng duyệt kỹ thuật và gặp diễn giả. Thử âm thanh từ micro sân khấu tới tai nghe của phiên dịch viên; xếp một cuộc gặp ngắn giữa phiên dịch viên và diễn giả chính.
- Điều phối trong ngày sự kiện. Một đầu mối của ban tổ chức nắm lịch thay đổi, chuyển slide mới, báo khi diễn giả đổi thứ tự.
- Rút kinh nghiệm. Thu ý kiến khán giả về phần nghe dịch, ghi lại thuật ngữ và tên riêng đã thống nhất để dùng cho lần sau.
Hai bước hay bị bỏ nhất là bước 5 và bước 6, vì chúng rơi vào tuần cuối khi ban tổ chức bận nhất. Nên giao hẳn cho một người phụ trách phần ngôn ngữ, có tên trong danh sách nhân sự sự kiện, thay vì để “ai rảnh thì gửi”.
Lịch ngược: đặt phiên dịch trước bao lâu
Không có quy định nào về thời gian đặt trước, nhưng có một thực tế thị trường: phiên dịch viên hội nghị giỏi ở một cặp ngôn ngữ và một chuyên ngành không nhiều, và mùa hội nghị cuối năm thường kín lịch. Với sự kiện lớn, nhiều ngôn ngữ, cần cabin, nên liên hệ ngay khi có ngày tổ chức; với cặp ngôn ngữ ít người làm như Việt – Đức, Việt – Nga, Việt – Thái trong chuyên ngành hẹp, càng sớm càng có lựa chọn.
Một lịch ngược tham khảo (ví dụ giả định cho hội thảo hai ngày, ba ngôn ngữ): khoảng hai tháng trước, gửi yêu cầu báo giá và giữ lịch người; khoảng một tháng trước, ký thoả thuận và gửi tài liệu nền; khoảng hai tuần trước, gửi chương trình chi tiết và danh sách diễn giả; khoảng một tuần trước, gửi slide bản nháp; một đến hai ngày trước, gửi slide bản cuối và tổng duyệt kỹ thuật; sáng hôm sự kiện, phiên dịch viên có mặt sớm để gặp diễn giả và thử âm thanh.
Nếu bạn bị dồn vào thế đặt gấp vài ngày trước sự kiện, vẫn làm được, nhưng cần chấp nhận hai điều: lựa chọn người sẽ hẹp hơn, và chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn gửi được bao nhiêu tài liệu trong thời gian còn lại. Lúc đó, ưu tiên gửi danh sách tên riêng, chức danh và các từ viết tắt nội bộ — ba thứ phiên dịch viên không thể tự tra ra.
Yêu cầu báo giá cần ghi những gì
Một yêu cầu báo giá thiếu thông tin sẽ nhận về báo giá chung chung, rồi phát sinh khi chốt. Gửi một lần cho đủ các mục sau:
- Tên và chủ đề sự kiện, kèm một hai câu mô tả mục tiêu: hội thảo khoa học, hội nghị khách hàng, lễ khởi công, khoá đào tạo nội bộ.
- Ngày, giờ bắt đầu và kết thúc từng ngày, kể cả giờ có mặt để chuẩn bị.
- Địa điểm: tỉnh thành, khách sạn hay trung tâm hội nghị, trong nhà hay ngoài trời; có cần di chuyển giữa nhiều điểm không.
- Cặp ngôn ngữ và chiều dịch: một chiều hay hai chiều, có ngôn ngữ thứ ba không.
- Hình thức mong muốn hoặc ghi “cần tư vấn” nếu chưa chắc.
- Số khán giả dự kiến và bao nhiêu người cần nghe bản dịch.
- Thiết bị: địa điểm đã có cabin và tai nghe chưa, hay cần thuê kèm.
- Ghi âm, ghi hình, phát trực tuyến phần phiên dịch hay không.
- Tài liệu sẽ cung cấp và thời điểm dự kiến gửi.
Danh sách này cũng là bản tự kiểm của ban tổ chức: mục nào bạn chưa trả lời được thì chương trình sự kiện của bạn cũng chưa chốt, và đó là chỗ cần hỏi lại nội bộ trước khi đặt phiên dịch.
Thoả thuận với phiên dịch viên: những điều nên viết ra
Tên người được bố trí. Khi đặt qua đơn vị cung cấp, nên có tên phiên dịch viên cụ thể và điều kiện thay người. Bạn chọn người sau khi xem hồ sơ thì không muốn đến ngày sự kiện gặp người khác mà không được báo.
Giờ làm việc và giờ phát sinh. Ghi rõ một ngày làm việc tính từ mấy giờ đến mấy giờ, phiên kéo dài quá giờ thì xử lý thế nào. Hội nghị Việt Nam hay kéo dài vì phần phát biểu chào mừng; nên dự trù sẵn thay vì tranh luận lúc tám giờ tối.
Huỷ và đổi ngày. Phiên dịch viên đã giữ lịch thì thường từ chối việc khác; điều kiện huỷ cần rõ ràng và hợp lý với cả hai bên.
Bảo mật. Hội nghị nội bộ, số liệu kinh doanh, thông tin chưa công bố cần cam kết bảo mật bằng văn bản. Phiên dịch viên chuyên nghiệp coi bảo mật là nguyên tắc nghề, nhưng văn bản giúp cả hai bên rõ ràng về phạm vi.
Ghi âm và sử dụng lại. Nếu bạn muốn ghi âm phần phiên dịch để đăng lại, làm tư liệu hay phát trực tuyến, cần thoả thuận trước. Bản phiên dịch nói là sản phẩm làm trong điều kiện thời gian thực, khác với bản dịch viết đã biên tập, và nhiều phiên dịch viên chỉ đồng ý khi biết rõ mục đích sử dụng.
Lỗi hay gặp khi thuê phiên dịch và cách tránh
Phần lớn sự cố phiên dịch trong hội nghị không nằm ở năng lực ngôn ngữ mà ở khâu tổ chức. Bảng dưới gom các lỗi lặp đi lặp lại nhiều nhất:
| Lỗi hay gặp | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Chỉ đặt một người dịch đồng thời cho cả ngày | Chất lượng tụt rõ từ giữa buổi sáng | Đặt đội hai người mỗi cabin theo thông lệ nghề |
| Gửi slide tối hôm trước | Thuật ngữ, tên riêng dịch không chuẩn | Gửi bản nháp sớm, bản cuối sau |
| Không cho phiên dịch viên gặp diễn giả | Lỡ ý đồ, lỡ cách phát âm tên riêng | Xếp mười lăm phút trước giờ khai mạc |
| Chiếu video không có kịch bản | Phần video gần như không dịch được | Gửi video và kịch bản trước, hoặc làm phụ đề |
| Phần hỏi đáp không có micro | Câu hỏi của khán giả không đến tai phiên dịch viên | Bố trí người cầm micro chạy trong hội trường |
| Không có đầu mối ngôn ngữ | Thay đổi chương trình không ai báo cabin | Giao một người phụ trách, có số liên lạc trong ngày |
Nhìn vào cột “cách tránh”, gần như mọi dòng đều không tốn thêm nhiều tiền — chỉ cần có người nghĩ tới sớm. Nếu cần một bảng tự kiểm cho sự kiện sắp tới, bạn có thể gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang để Dịch Hay rà cùng chương trình của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng nhân viên biết ngoại ngữ trong công ty làm phiên dịch hội nghị không?
Với họp nội bộ nhỏ thì có thể. Với hội nghị có khách mời, báo chí hay nội dung chuyên sâu thì rủi ro cao: biết ngoại ngữ khác với kỹ năng phiên dịch, và nhân viên vừa dịch vừa lo việc khác sẽ khó giữ chất lượng suốt nhiều giờ.
Phiên dịch viên có cần có mặt từ buổi tổng duyệt hôm trước không?
Không bắt buộc, nhưng rất nên với sự kiện lớn, nhiều diễn giả hoặc có nghi lễ phức tạp. Tổng duyệt giúp họ nghe giọng diễn giả, nắm thứ tự chương trình và kiểm âm thanh trong cabin. Thời gian này thường được thoả thuận như một khoản riêng.
Nếu diễn giả nước ngoài nói được ít tiếng Việt thì có cần phiên dịch không?
Vẫn nên có. Diễn giả có thể chào bằng tiếng Việt để tạo thiện cảm, nhưng phần nội dung chính nên nói bằng ngôn ngữ họ thành thạo nhất để phiên dịch chuyển sang tiếng Việt. Nói bằng ngôn ngữ chưa thạo thường làm nội dung bị đơn giản hoá.
Hội thảo nhỏ chừng hai mươi người có cần cabin không?
Thường không. Với nhóm nhỏ có thể dùng dịch nối tiếp, hoặc dịch thì thầm kết hợp bộ thu phát cầm tay. Quyết định phụ thuộc thời lượng và số người cần nghe bản dịch, không chỉ số người tham dự.
Có nên yêu cầu phiên dịch viên dịch thử trước khi ký?
Một cuộc trao đổi ngắn bằng cả hai ngôn ngữ về chủ đề sự kiện thường đủ để đánh giá. Bài dịch thử kéo dài không trả công là không hợp lý với người làm nghề; nếu cần thử kỹ, hãy thoả thuận như một buổi làm việc có thù lao.
Sự kiện có cả phần trực tiếp lẫn trực tuyến thì đặt phiên dịch có gì khác?
Cần thêm khâu kỹ thuật đưa âm thanh phiên dịch lên nền tảng trực tuyến và tổng duyệt cả hai đường. Nên nói rõ ngay trong yêu cầu báo giá để đơn vị cung cấp tính đủ người và thiết bị.
