Thuê phiên dịch đàm phán đúng cách gồm ba phần: chọn người quen ngành và quen làm nối tiếp, đưa cho họ một bản brief cùng bảng thuật ngữ trước ít nhất vài ngày, và thống nhất cách làm việc trong phòng họp: ai nói, dừng ở đâu, khi nào người dịch được xin làm rõ. Ba phần này rẻ hơn rất nhiều so với một điều khoản bị hiểu khác nhau trong hợp đồng.
Trong đàm phán, phiên dịch không chỉ chuyển chữ. Họ chuyển cả mức độ chắc chắn của lời bạn nói: "có thể xem xét" và "đồng ý" cách nhau một trời, và một người dịch thiếu chuẩn bị rất dễ làm mờ ranh giới đó. Bài này đi theo góc bên thuê: việc của bạn trước, trong và sau phiên đàm phán để người dịch làm tốt nhất phần của họ.
Phần chiến lược đàm phán (BATNA, nhượng bộ, mỏ neo) là chuyện khác; ở đây chỉ bàn lớp ngôn ngữ, nơi rủi ro thường bị bỏ qua.
Bản brief cho phiên dịch đàm phán cần có gì
Brief là một hai trang mô tả cuộc đàm phán, gửi kèm tài liệu. Người dịch không cần biết giới hạn giá của bạn, nhưng cần biết đủ để hiểu mỗi câu nói nằm ở đâu trong câu chuyện.
- Hai bên là ai: tên pháp nhân, ngành, quan hệ hiện tại (khách mới, đối tác cũ đang gia hạn, bên đang có tranh chấp).
- Người tham dự: họ tên, chức danh, cách xưng hô mong muốn, ai là người quyết định, ai là chuyên gia kỹ thuật.
- Chủ đề và thứ tự: dự kiến bàn giá, điều kiện thanh toán, giao hàng, bảo hành, độc quyền… theo thứ tự nào.
- Tài liệu sẽ xuất hiện: bản nháp hợp đồng hai thứ tiếng nếu có, bảng giá, bản vẽ, mẫu sản phẩm.
- Thuật ngữ nội bộ: tên sản phẩm, mã hàng, tên viết tắt các phòng ban, cách công ty gọi một quy trình.
- Điểm nhạy cảm: chủ đề không muốn nhắc, sự cố cũ giữa hai bên, tên người không nên nêu.
- Hậu cần: giờ bắt đầu, giờ nghỉ, có bữa trưa chung không, địa điểm, trang phục.
Nếu bạn ngại đưa tài liệu thật, hãy ký thoả thuận bảo mật trước rồi đưa. Một người dịch đọc bản nháp hợp đồng trước một tuần sẽ dịch điều khoản "phạt chậm giao" chính xác hơn hẳn người lần đầu nghe nó tại bàn.
Bảng thuật ngữ: lập thế nào cho đàm phán
Bảng thuật ngữ (glossary) cho một phiên đàm phán khác bảng thuật ngữ dịch tài liệu: ngắn hơn, tập trung vào những từ sẽ được nói ra, và chốt một cách dịch duy nhất cho mỗi khái niệm để hai bên không hiểu lệch. Mẫu bốn cột dưới đây đủ dùng.
| Cột | Ghi gì | Ví dụ |
|---|---|---|
| Thuật ngữ tiếng Việt | Đúng chữ công ty bạn dùng | "Hàng loại hai" (cách gọi nội bộ) |
| Cách dịch chốt | Một cách dịch duy nhất, đã thống nhất | B-grade goods, không dùng "second-hand" |
| Định nghĩa ngắn | Để người dịch hiểu khi bị hỏi lại | Hàng đạt chức năng, lỗi ngoại quan nhẹ |
| Ghi chú rủi ro | Từ dễ nhầm, từ không được dùng | "Second-hand" nghĩa là đã qua sử dụng — sai hoàn toàn |
Những từ đáng đưa vào bảng nhất thường không phải từ khó, mà là từ nghe quen nhưng hai bên hiểu khác: "giao hàng" (đến cảng hay đến kho?), "bảo hành" (đổi mới hay sửa?), "đặt cọc" (khác "trả trước" thế nào?), "độc quyền" (độc quyền khu vực hay độc quyền sản phẩm?). Nên rà danh sách này cùng người phụ trách kinh doanh và pháp chế, đừng chỉ đưa cho người dịch tự soạn.
Trong phòng: xếp chỗ, lượt nói và nhịp dừng
Chỗ ngồi. Người dịch ngồi cạnh trưởng đoàn bên thuê, hơi lùi về phía sau hoặc ở đầu bàn, nhìn thấy mặt cả hai bên. Ngồi sau lưng người nói thì không nghe rõ, ngồi đối diện thì đối tác tưởng người dịch thuộc phe họ.
Nói với đối tác, không nói với người dịch. Bạn nhìn thẳng đối tác và nói như đang nói trực tiếp với họ: "Phía công ty đề nghị…", không phải "Em nói với họ là bên mình muốn…". Người dịch cũng dịch ở ngôi thứ nhất. Cách này giữ quan hệ trực tiếp giữa hai trưởng đoàn.
Đoạn nói vừa phải. Một đoạn chừng hai ba câu, chứa một ý, rồi dừng. Nói năm phút liền rồi quay sang người dịch là buộc họ chọn lọc, và thứ bị lọc thường là sắc thái điều kiện "nếu… thì…".
Con số nói hai lần, viết một lần. Giá, số lượng, ngày giao, phần trăm: đọc rõ, để người dịch nhắc lại, và viết lên giấy đặt giữa bàn. Nhầm giữa mười lăm và năm mươi khi nghe tiếng Anh, hay nhầm đơn vị vạn với nghìn trong tiếng Trung, là những lỗi kinh điển mà một tờ giấy ghi số chặn được ngay.
Thoả thuận "tín hiệu xin làm rõ". Thống nhất trước rằng người dịch được phép nói "Người dịch xin hỏi lại…" khi không chắc. Người dịch xin làm rõ là dấu hiệu làm nghề cẩn thận, không phải yếu kém.
Lời nói mơ hồ, lời từ chối khéo và câu bỏ lửng
Phần khó nhất trong phiên dịch đàm phán không phải thuật ngữ mà là mức độ cam kết. Người Việt hay nói "để em báo lại sếp", "cái này chắc được", "anh cứ yên tâm". Dịch sát chữ thì đối tác nước ngoài có thể nghe ra một lời hứa; dịch nhẹ đi thì người dịch đang quyết định thay bạn. Nguyên tắc nghề là giữ đúng mức độ: "chắc được" là probably, không phải yes.
Chiều ngược lại cũng thế. Đối tác Nhật nói một câu tương đương "phía công ty sẽ xin cân nhắc thêm" hay đối tác Trung Quốc nói "để nghiên cứu thêm" trong nhiều bối cảnh là lời từ chối lịch sự. Người dịch giỏi dịch đúng câu đó, và nếu thấy bên bạn sắp hiểu nó là "đồng ý chờ", có thể lưu ý riêng trong giờ nghỉ rằng trong văn hoá giao tiếp bên kia câu này thường mang nghĩa gì. Đó là thông tin văn hoá, không phải ý kiến về đàm phán.
Bạn cũng nên tự soát lời mình. Trước phiên đàm phán, hãy viết ra ba bốn câu then chốt bạn muốn nói (mức giá đề nghị, điều kiện không nhượng) và đưa người dịch xem trước. Một câu then chốt được chuẩn bị kỹ ở cả hai thứ tiếng là thứ ít khi bị dịch lệch nhất.
Lỗi hay gặp khi đàm phán qua phiên dịch
Đa số sự cố không do người dịch kém mà do cách làm việc giữa hai phía. Bảng dưới gom những lỗi gặp nhiều và cách phòng.
| Lỗi | Hệ quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Trao đổi nội bộ bằng tiếng Việt ngay tại bàn | Đối tác thấy bị loại ra, nghi ngờ; nếu họ có người hiểu tiếng Việt thì lộ chiến lược | Xin nghỉ giải lao để bàn riêng |
| Hỏi người dịch "theo em họ có thật lòng không" | Đẩy người dịch ra khỏi vị trí trung lập ngay trước mặt đối tác | Hỏi trong giờ nghỉ, và chỉ hỏi về ngôn ngữ, văn hoá |
| Đùa, chơi chữ, thành ngữ | Không dịch được hoặc mất duyên, có khi bị hiểu sai | Báo trước nếu định dùng, hoặc bỏ |
| Hai người bên mình nói chen nhau | Người dịch không biết dịch lời ai, dễ ghép nhầm ý | Chỉ trưởng đoàn nói, người khác chờ lượt |
| Đưa bản sửa hợp đồng mới tại bàn | Người dịch phải dịch nhìn văn bản chưa thấy bao giờ | Gửi trước, hoặc chấp nhận chỉ dịch tóm ý và hẹn dịch viết sau |
| Chốt miệng rồi về | Mỗi bên nhớ một kiểu | Cuối buổi đọc lại các điểm đã thống nhất, có người dịch nhắc lại từng điểm |
Điểm cuối cùng là quan trọng nhất: biên bản hoặc thư xác nhận sau đàm phán nên làm song ngữ và được bên phụ trách pháp lý rà. Lời phiên dịch tại chỗ giúp hai bên hiểu nhau; nó không thay văn bản có giá trị ràng buộc.
Sau phiên đàm phán: hỏi người dịch điều gì
Một buổi trao đổi mười lăm phút với người dịch sau phiên đàm phán thường cho bạn những thông tin mà không ai khác trong phòng có. Họ là người duy nhất nghe toàn bộ cuộc nói chuyện ở cả hai ngôn ngữ. Nhưng hỏi phải đúng giới hạn nghề.
Những câu nên hỏi: Có thuật ngữ nào hai bên dùng khác nhau mà chưa thống nhất không? Có câu nào người dịch không chắc đã chuyển đúng mức độ không? Đối tác dùng chữ nào cho điều khoản thanh toán, để bản viết dùng đúng chữ đó? Có điểm văn hoá nào bạn cần lưu ý cho lần gặp sau?
Những câu không nên hỏi: đối tác có đang nói dối không, họ còn hạ giá được bao nhiêu. Đó là phán đoán kinh doanh, không phải chuyện ngôn ngữ, và kéo người dịch vào vai mà họ không được thuê để làm. Riêng chuyện đối tác trao đổi nội bộ bằng tiếng của họ ngay tại bàn thì là vùng xám của nghề: có người cho rằng điều nói công khai trước mặt người dịch thì bên thuê được biết, có người cho rằng kể lại là phá vỡ niềm tin trong phòng. Cách sạch nhất là thống nhất trước với người dịch, và không giấu đối tác việc người dịch của bạn hiểu tiếng của họ. Điều chắc chắn là một người dịch sẵn lòng kể mọi chuyện họ nghe được ở chỗ khác cũng có thể kể chuyện của bạn ở chỗ khác.
Cuối cùng, nếu đàm phán còn vòng sau, hãy cập nhật bảng thuật ngữ với những chữ mới xuất hiện và gửi lại người dịch cùng biên bản. Bảng thuật ngữ sống qua nhiều vòng là tài sản của doanh nghiệp, dùng lại được cho hợp đồng, thư từ và lần gặp kế tiếp.
Đàm phán trực tuyến qua phiên dịch: những điều khác đi
Nhiều vòng đàm phán nay diễn ra qua cuộc gọi video. Hình thức này tiện nhưng thêm ba rủi ro ngôn ngữ. Thứ nhất, âm thanh qua mạng bị nén, mất phụ âm cuối, con số dễ nghe nhầm hơn gặp mặt. Thứ hai, độ trễ khiến các bên nói chồng lên nhau, người dịch không biết nên dịch câu nào trước. Thứ ba, người dịch không thấy được cử chỉ, ánh mắt, vật được chỉ vào, vốn giúp hiểu rất nhiều khi ngồi cùng phòng.
Cách giảm rủi ro khá đơn giản. Người dịch nên dùng tai nghe có micro riêng và mạng ổn định, không ngồi chung phòng với cả đoàn để tránh tiếng vọng. Bên thuê lập một kênh nhắn tin riêng với người dịch để gửi tên riêng, con số, thuật ngữ trong lúc họp. Mọi con số quan trọng được gõ vào khung chat chung ngay khi nói. Người chủ trì cuộc gọi chia lượt rõ ràng: ai nói xong thì dừng hẳn, chờ người dịch xong mới nói tiếp.
Nếu vòng đàm phán quyết định giá hoặc điều khoản then chốt, cân nhắc chuyển sang gặp mặt, hoặc ít nhất có văn bản xác nhận ngay sau cuộc gọi. Phần phiên dịch trực tuyến cho hội thảo, sự kiện đông người là mảng khác, cần nền tảng có kênh phiên dịch riêng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để đối tác dùng chung phiên dịch với mình không?
Với buổi gặp xã giao thì được. Với đàm phán có giá trị lớn, mỗi bên nên có người dịch riêng. Người dịch chung phải trung lập tuyệt đối và rất dễ bị một trong hai bên nghi ngờ khi kết quả không như ý. Có người dịch riêng, mỗi bên kiểm được lời mình được chuyển đi chính xác.
Nếu đối tác nói được tiếng Anh, có cần phiên dịch không?
Cân nhắc trình độ tiếng Anh của cả hai bên với tầm quan trọng cuộc đàm phán. Khi cả hai cùng dùng ngôn ngữ thứ hai, hiểu nhầm sắc thái rất phổ biến mà không ai nhận ra. Nhiều doanh nghiệp vẫn thuê người dịch để mỗi bên nói bằng tiếng mẹ đẻ ở các điểm then chốt.
Phiên dịch có được đọc trước bản nháp hợp đồng không?
Nên đưa, sau khi ký thoả thuận bảo mật. Người dịch không cần biết giới hạn giá hay chiến lược của bạn, nhưng cần biết điều khoản sẽ bàn được viết bằng chữ gì. Đọc trước giúp họ thống nhất cách dịch với bản viết và tránh dùng một chữ khác tại bàn.
Đàm phán kéo dài nhiều ngày có nên giữ một người dịch không?
Nên giữ cùng một người hoặc một nhóm cố định. Người dịch theo suốt nhớ được các điểm đã thống nhất, cách gọi tên sản phẩm và phong cách của từng người. Thay người giữa chừng buộc người mới đọc lại toàn bộ hồ sơ và dễ dùng thuật ngữ khác ngày trước.
Người dịch có thể nhắc mình khi mình nói sai không?
Người dịch dịch đúng những gì bạn nói. Nếu nghe một con số có vẻ khác với tài liệu, họ có thể xin xác nhận lại với bạn trước khi dịch, đó là cách làm cẩn trọng. Còn việc góp ý nội dung đàm phán thì nằm ngoài vai trò, trừ khi bạn thuê thêm người tư vấn.
Có nên ghi âm cuộc đàm phán để đối chiếu lời dịch không?
Chỉ khi tất cả các bên đồng ý và được báo trước, kể cả người dịch. Ghi âm giúp đối chiếu khi có tranh cãi, nhưng cũng làm không khí căng hơn và cần được lưu trữ bảo mật. Phần lớn doanh nghiệp chọn cách chốt bằng biên bản song ngữ cuối buổi thay vì ghi âm.
