Khi người nước ngoài làm việc với cơ quan nhà nước Việt Nam, như hải quan, thanh tra lao động, công an, toà án, tổ chức hành nghề công chứng, thì ngôn ngữ làm việc là tiếng Việt, và người không thông thạo tiếng Việt cần có người phiên dịch. Khác với cuộc gặp đối tác, ở đây người dịch thường phải ký vào biên bản, cam đoan dịch đúng, và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã dịch.
Điều đó kéo theo ba hệ quả mà doanh nghiệp FDI và người nước ngoài hay bỏ qua: không phải ai biết tiếng cũng được chấp nhận làm người dịch trong mọi thủ tục; người dịch không được trả lời thay, cũng không được "khuyên" cách trả lời; và biên bản đã ký sẽ là căn cứ về sau, nên phải hiểu trước khi ký.
Bài viết nêu nguyên tắc chung. Quy định cụ thể khác nhau giữa các thủ tục và có thể thay đổi; hãy hỏi cơ quan đang làm việc với bạn, và khi có rủi ro pháp lý, làm việc với luật sư.
Các bối cảnh thường gặp và yêu cầu về người dịch
Bảng dưới gom các bối cảnh doanh nghiệp có người nước ngoài hay gặp. Cột "yêu cầu" mô tả xu hướng chung, không thay cho quy định của từng thủ tục.
| Bối cảnh | Ví dụ | Yêu cầu thường gặp về người dịch |
|---|---|---|
| Tố tụng (toà án, điều tra) | Người nước ngoài là đương sự, bị hại, người làm chứng | Là người tham gia tố tụng theo luật; được cơ quan tiến hành tố tụng yêu cầu hoặc chấp nhận; cam đoan dịch đúng; có thể bị từ chối nếu có quan hệ với một bên |
| Công chứng, chứng thực | Người nước ngoài ký hợp đồng, giấy uỷ quyền | Thường do người yêu cầu mời; ký vào văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung dịch; hỏi trước tổ chức hành nghề |
| Hộ tịch | Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài | Cơ quan đăng ký có thể yêu cầu người phiên dịch khi một bên không biết tiếng Việt |
| Thanh tra, kiểm tra | Thanh tra lao động, môi trường, phòng cháy tại doanh nghiệp | Doanh nghiệp tự bố trí người dịch cho người quản lý nước ngoài; người dịch ký biên bản nếu có lời của họ |
| Hải quan | Kiểm tra thực tế hàng hoá, làm việc về trị giá, xuất xứ | Doanh nghiệp tự bố trí; lời khai, giải trình ghi vào biên bản |
| Công an, xuất nhập cảnh | Làm việc về cư trú, tai nạn, vụ việc an ninh trật tự | Theo yêu cầu của cơ quan; có thể do cơ quan bố trí người dịch |
Điểm chung là: biên bản được lập bằng tiếng Việt, lời của người nước ngoài được ghi qua lời dịch, và người dịch thường phải ký. Vì vậy, sau buổi làm việc, nội dung biên bản phải được dịch lại cho người nước ngoài nghe trước khi họ ký.
Người phiên dịch trong tố tụng: những nguyên tắc cần biết
Là một vai có quyền và nghĩa vụ riêng. Bộ luật Tố tụng hình sự, Bộ luật Tố tụng dân sự và Luật Tố tụng hành chính đều có quy định về người phiên dịch như một người tham gia tố tụng. Người dịch phải dịch trung thực, khách quan, giữ bí mật, và có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu cố ý dịch sai.
Có thể bị từ chối hoặc thay đổi. Luật tố tụng có các trường hợp người phiên dịch phải từ chối hoặc bị thay đổi, chẳng hạn khi là người thân thích của một bên, hoặc đã tham gia vụ việc với tư cách khác. Nhân viên công ty dịch cho chính sếp mình trong vụ việc của công ty có thể bị đặt vấn đề về tính khách quan.
Do cơ quan tiến hành tố tụng yêu cầu hoặc chấp nhận. Đương sự có thể đề nghị người dịch, nhưng quyết định chấp nhận thuộc về cơ quan đang giải quyết. Hãy hỏi trước thủ tục và giấy tờ cần mang theo của người dịch.
Không làm thay luật sư. Người dịch dịch câu hỏi của thẩm phán, điều tra viên và câu trả lời của đương sự. Họ không giải thích luật, không gợi ý cách trả lời, không bình luận về chứng cứ. Nếu cần tư vấn, đó là việc của luật sư.
Lời khai qua phiên dịch là lời khai. Một câu dịch sai có thể đi vào hồ sơ vụ việc. Người được hỏi nên trả lời bằng câu ngắn, rõ, và yêu cầu dịch lại biên bản trước khi ký.
Một buổi làm việc với đoàn thanh tra hay hải quan: trình tự nên theo
Nhiều doanh nghiệp FDI chỉ gặp cơ quan nhà nước vài lần mỗi năm và không có quy trình nội bộ cho việc này. Trình tự dưới đây giúp người quản lý nước ngoài, người dịch và bộ phận pháp chế làm việc ăn khớp.
- Nhận thông báo, xác định nội dung: đọc kỹ quyết định hay thông báo làm việc, xem phạm vi, thành phần, tài liệu cần chuẩn bị. Dịch văn bản này cho người quản lý nước ngoài.
- Chọn người dịch: ưu tiên người không phải người trực tiếp liên quan đến vụ việc; nếu dùng nhân viên song ngữ, cân nhắc tính khách quan.
- Họp chuẩn bị: pháp chế giải thích quy trình, thuật ngữ; người dịch lập bảng thuật ngữ (tên hồ sơ, tên quy trình nội bộ, tên chức danh).
- Trong buổi làm việc: giới thiệu người dịch với đoàn, xuất trình giấy tờ của người dịch nếu được yêu cầu; người quản lý trả lời ngắn, chờ dịch xong mới nói tiếp.
- Đọc lại biên bản: người dịch dịch nhìn toàn bộ biên bản cho người quản lý nước ngoài; điểm nào chưa đúng ý thì đề nghị ghi ý kiến vào biên bản.
- Lưu hồ sơ: giữ bản sao biên bản, ghi chú của người dịch về thuật ngữ đã dùng, để dùng cho lần làm việc sau.
Bước năm là chỗ nhiều doanh nghiệp vội. Ký một biên bản mà người ký không hiểu là rủi ro lớn hơn nhiều so với kéo dài buổi làm việc thêm nửa giờ.
Lỗi hay gặp và cách tránh
Phần lớn rắc rối không đến từ ác ý mà từ thói quen làm việc với đối tác mang sang bối cảnh cơ quan nhà nước.
| Lỗi | Vì sao rủi ro | Cách tránh |
|---|---|---|
| Người dịch trả lời thay vì biết câu trả lời | Lời người dịch bị ghi như lời của người được hỏi | Người dịch chỉ dịch; người có trách nhiệm trả lời |
| Người dịch "làm mềm" câu hỏi gay gắt | Người được hỏi không biết mức nghiêm trọng thật | Dịch đúng giọng, đúng mức độ |
| Trao đổi riêng bằng tiếng nước ngoài trước mặt đoàn | Gây nghi ngờ, có thể bị yêu cầu dịch lại nội dung trao đổi | Xin phép tạm nghỉ để trao đổi nội bộ |
| Ký biên bản khi chưa được dịch | Biên bản là căn cứ về sau | Luôn yêu cầu dịch lại trước khi ký |
| Dùng công cụ dịch máy cho văn bản của cơ quan | Sai thuật ngữ pháp lý, rò rỉ thông tin | Dịch bởi người, lưu trữ bảo mật |
| Biếu quà người làm việc qua người dịch | Đẩy người dịch vào tình huống vi phạm pháp luật | Người dịch từ chối chuyển; mọi việc qua kênh chính thức |
Lỗi cuối cùng cần nói thẳng: người dịch chuyên nghiệp sẽ từ chối chuyển lời đề nghị không đúng mực tới cán bộ cơ quan nhà nước, và từ chối dịch sai lời khai theo yêu cầu của bất kỳ bên nào. Đây là giới hạn nghề, đồng thời là giới hạn pháp luật.
Thuật ngữ hành chính: chỗ người dịch tiếng nước ngoài hay vấp
Văn bản và lời nói của cơ quan nhà nước Việt Nam dùng nhiều thuật ngữ không có tương đương trực tiếp: biên bản làm việc, biên bản vi phạm hành chính, quyết định thanh tra, kết luận thanh tra, giải trình, tường trình, cam kết. Dịch "biên bản" thành minutes trong mọi trường hợp là dễ, nhưng "biên bản vi phạm hành chính" mang hệ quả pháp lý khác hẳn biên bản cuộc họp, và người nước ngoài cần biết điều đó.
Người dịch nên dùng một cách dịch ổn định cho mỗi loại văn bản, kèm giải thích ngắn lần đầu xuất hiện: đây là văn bản gì, có giá trị thế nào, ký vào thì có nghĩa là gì. Phần giải thích này là về nghĩa của thuật ngữ, không phải tư vấn pháp lý. Nếu người quản lý hỏi "ký vào thì có bất lợi gì", câu hỏi đó chuyển cho pháp chế hoặc luật sư.
Một lưu ý thời sự: sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, tên nhiều cơ quan địa phương và địa danh đã thay đổi, cấp huyện không còn. Văn bản cũ và mới có thể dùng tên khác nhau cho cùng một nơi; người dịch nên giữ đúng tên ghi trên từng văn bản và chú thích khi cần, tránh tự quy đổi.
Chọn và chuẩn bị người dịch cho việc với cơ quan
Với buổi làm việc hành chính thông thường, một người dịch thương mại có kinh nghiệm, đã quen thuật ngữ hành chính là đủ. Với tố tụng, nên chọn người đã từng dịch trong bối cảnh này, biết thủ tục cam đoan, biết cách dịch lời khai và biết giới hạn vai trò. Hãy hỏi trước cơ quan đang giải quyết về yêu cầu đối với người dịch, như giấy tờ tuỳ thân, bằng cấp ngoại ngữ, xác nhận không liên quan.
Chuẩn bị cho người dịch gồm: văn bản thông báo làm việc, hồ sơ liên quan đã được pháp chế chọn lọc, danh sách người tham dự, và bảng thuật ngữ nội bộ của doanh nghiệp. Ký thoả thuận bảo mật nếu hồ sơ nhạy cảm. Nhắc người dịch rằng biên bản sẽ có chữ ký của họ, để họ biết dừng lại xin làm rõ ở bất kỳ chỗ nào chưa chắc.
Khi gửi yêu cầu cho Dịch Hay về việc phiên dịch làm việc với cơ quan, hãy ghi rõ loại thủ tục và cơ quan, để người điều phối chọn người đã quen bối cảnh tương tự và nhắc bạn những giấy tờ cần hỏi trước.
Dặn người quản lý nước ngoài trước buổi làm việc
Quyền dùng tiếng của mình. Luật tố tụng Việt Nam ghi nhận nguyên tắc tiếng nói, chữ viết dùng trong tố tụng là tiếng Việt, đồng thời người tham gia tố tụng được dùng tiếng nói, chữ viết của dân tộc mình và khi đó phải có người phiên dịch. Nói cho người quản lý biết điều này giúp họ yên tâm trả lời bằng tiếng mẹ đẻ thay vì cố dùng tiếng Anh vụng.
Trả lời ngắn, đúng câu hỏi. Câu trả lời dài, nhiều ý gộp làm người dịch phải chọn lọc, và biên bản ghi theo lời dịch. Trả lời từng ý, chờ dịch xong rồi bổ sung.
Không đoán, không hứa. Không chắc thì nói không chắc và xin gửi giải trình bằng văn bản sau. Một lời hứa miệng qua phiên dịch vẫn có thể được ghi vào biên bản.
Giữ thái độ trung tính. Bực bội, đùa cợt hay mỉa mai đều khó dịch và dễ bị hiểu sai trong bối cảnh hành chính.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên công ty có được làm phiên dịch khi làm việc với thanh tra không?
Với buổi làm việc hành chính, doanh nghiệp thường được tự bố trí người dịch, kể cả nhân viên. Tuy vậy, nếu nhân viên đó liên quan trực tiếp đến nội dung thanh tra, tính khách quan có thể bị đặt vấn đề. Với tố tụng thì quy định chặt hơn; hãy hỏi cơ quan đang giải quyết trước.
Người dịch có phải chịu trách nhiệm nếu dịch sai không?
Có. Trong tố tụng, luật quy định trách nhiệm của người phiên dịch, và cố ý dịch sai có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý. Trong công chứng hay biên bản hành chính, người dịch ký vào văn bản cũng là xác nhận nội dung đã dịch. Vì vậy người dịch cẩn trọng thường xin làm rõ nhiều hơn.
Có thể dùng phiên dịch qua điện thoại khi làm việc với cơ quan không?
Tuỳ cơ quan và thủ tục. Nhiều thủ tục cần người dịch có mặt để ký biên bản, xuất trình giấy tờ. Với trao đổi ngắn, không lập biên bản, một số nơi có thể chấp nhận. Hãy hỏi trước, đừng mặc định.
Người nước ngoài có được yêu cầu đổi người dịch không?
Được đề nghị, nhất là khi thấy người dịch không hiểu đúng ý mình hoặc có quan hệ với bên kia. Trong tố tụng, việc đề nghị thay đổi người phiên dịch có thủ tục riêng và do cơ quan tiến hành tố tụng quyết định. Nên nêu lý do cụ thể.
Biên bản có cần làm song ngữ không?
Biên bản do cơ quan nhà nước lập thường bằng tiếng Việt. Doanh nghiệp có thể tự làm bản dịch để lưu nội bộ và cho người nước ngoài đọc, nhưng bản tiếng Việt là bản có giá trị. Vì vậy việc dịch nhìn lại toàn bộ biên bản trước khi ký quan trọng hơn bản dịch làm sau.
Đi đăng ký kết hôn với người nước ngoài có cần phiên dịch không?
Nếu một bên không biết tiếng Việt, cơ quan đăng ký thường yêu cầu có người phiên dịch trong buổi phỏng vấn, ký giấy tờ. Yêu cầu cụ thể về người dịch, giấy tờ của người dịch tuỳ nơi tiếp nhận; hãy hỏi trước khi đặt lịch.
