Chi phí dịch website gồm hai nhóm: phần dịch và biên tập, thường tính theo khối lượng chữ nguồn sau khi trừ phần lặp lại, và phần việc quanh bản dịch — khoanh phạm vi, xuất nhập nội dung, bản địa hoá từ khoá và thẻ tiêu đề, xử lý ảnh có chữ và tệp tải về, kiểm tra trên giao diện, quản lý dự án và cập nhật về sau. Hai báo giá cùng một website có thể chênh nhau nhiều chủ yếu vì nhóm thứ hai được tính khác nhau, hoặc bị bỏ ra ngoài.
Vì vậy so báo giá dịch website bằng một con số “đơn giá mỗi chữ” thường dẫn tới chọn sai: báo giá rẻ nhất có thể chỉ gồm phần dịch thuần, còn phần nhập lại, kiểm giao diện và xử lý ảnh thì doanh nghiệp tự làm hoặc trả thêm sau.
Phần dưới bóc tách từng hạng mục, giải thích vì sao cùng số chữ mà chi phí khác nhau, những khoản hay bị quên, cách so hai báo giá và cách giảm chi phí mà không hạ chất lượng. Bài không nêu mức giá cụ thể; mọi con số đều là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Các hạng mục trong một dự án dịch website
Không phải dự án nào cũng có đủ chín hạng mục dưới đây, nhưng một báo giá đầy đủ nên nói rõ hạng mục nào có, hạng mục nào không, và ai làm phần không có.
| Hạng mục | Gồm những việc gì | Chi phí phụ thuộc vào |
|---|---|---|
| Phân tích phạm vi | Rà trang, đếm khối lượng, phân tích lặp lại, đề xuất trang dịch trước | Quy mô website, độ rõ của yêu cầu |
| Xuất và nhập nội dung | Đưa chữ ra tệp có cấu trúc, nhập bản dịch lại đúng chỗ | Nền tảng website, có sẵn chức năng xuất nhập hay không |
| Dịch | Bản dịch đầu của nội dung trang, chữ giao diện, email tự động | Khối lượng chữ mới, cặp ngôn ngữ, độ chuyên môn |
| Biên tập, hiệu đính | Người thứ hai đối chiếu bản nguồn, sửa thuật ngữ, giọng văn | Số vòng, mức yêu cầu của trang |
| Viết lại trang chủ chốt | Viết lại tự do cho trang đích, trang bán hàng thay vì dịch sát | Số trang cần viết lại, mức sáng tạo |
| Từ khoá và thẻ tìm kiếm | Nghiên cứu từ khoá ở thị trường đích, thẻ tiêu đề, mô tả, đường dẫn | Số trang đích, số thị trường |
| Ảnh có chữ, tệp tải về | Dịch chữ trong ảnh, dàn trang lại catalogue, PDF | Có tệp thiết kế gốc hay chỉ còn ảnh, PDF |
| Kiểm tra trên giao diện | Duyệt từng trang trên máy tính, điện thoại; sửa chữ cắt, sót, sai ngữ cảnh | Số trang, số ngôn ngữ, số thiết bị kiểm |
| Quản lý dự án, cập nhật | Điều phối, trả lời câu hỏi, giữ bộ nhớ dịch, cập nhật định kỳ | Thời gian dự án, tần suất thay đổi nội dung |
Hạng mục “xuất và nhập nội dung” có thể bằng không nếu website đã có chức năng sẵn, hoặc lớn hơn cả phần dịch nếu chữ nằm lẫn trong mã nguồn. Đây là lý do một buổi rà phạm vi trước khi báo giá thường tiết kiệm cho cả hai bên.
Khối lượng tính phí khác số chữ trên website
Đếm chữ một website không đơn giản như đếm chữ một tệp văn bản. Website lặp lại rất nhiều: menu, chân trang, nút “Thêm vào giỏ”, dòng cam kết giao hàng xuất hiện ở hàng trăm trang. Nếu sao chép từng trang ra để đếm, khối lượng bị thổi phồng gấp nhiều lần. Ngược lại, nếu chỉ đếm chữ hiện trên trang, các chuỗi ẩn như thẻ tiêu đề, văn bản thay thế của ảnh, thông báo lỗi, email tự động bị bỏ sót.
Cách chuẩn là xuất nội dung ra tệp có cấu trúc rồi dùng công cụ hỗ trợ dịch phân tích. Kết quả phân tích thường chia khối lượng thành các nhóm: câu mới hoàn toàn, câu lặp lại trong chính dự án, câu khớp hoàn toàn với bộ nhớ dịch từ lần trước, và câu khớp một phần ở các mức tương đồng khác nhau. Mỗi nhóm được tính với mức khác nhau; câu lặp lại và khớp hoàn toàn thường chỉ cần kiểm ngữ cảnh chứ không phải dịch lại.
Ví dụ giả định: một website có 60.000 chữ khi đếm từng trang, nhưng sau khi xuất và phân tích, phần thật sự mới chỉ khoảng 24.000 chữ, khoảng 30.000 chữ là lặp lại của menu, chân trang và mô tả chung của các sản phẩm cùng dòng. Báo giá dựa trên 60.000 và báo giá dựa trên kết quả phân tích sẽ khác nhau rất xa, dù cùng một đơn giá. Khi nhận báo giá, nên hỏi khối lượng được đếm bằng cách nào và có bảng phân tích kèm theo không.
Vì sao cùng số chữ mà báo giá chênh nhau
Cặp ngôn ngữ. Nguồn người dịch có kinh nghiệm giữa tiếng Việt và tiếng Anh dồi dào hơn nhiều so với tiếng Việt và tiếng Phần Lan hay tiếng Ả Rập. Ngôn ngữ ít người làm thường phải dịch qua ngôn ngữ trung gian hoặc thuê người ở nước ngoài, chi phí và rủi ro đều cao hơn.
Mức chuyên môn của nội dung. Trang giới thiệu chung khác với trang thông số thiết bị y tế hay điều khoản tài chính. Nội dung chuyên ngành cần người dịch có nền tảng và người hiệu đính có chuyên môn tương ứng.
Định dạng đầu vào. Tệp xuất có cấu trúc dịch nhanh và ít lỗi; nội dung gửi bằng ảnh chụp màn hình, tệp văn bản dán lẫn lộn hoặc phải dịch trực tiếp trong giao diện quản trị tốn công hơn nhiều.
Số vòng duyệt và mức viết lại. Một vòng dịch cộng một vòng biên tập khác hẳn với dịch, biên tập, viết lại trang đích, rồi sửa theo ý kiến của người duyệt bản xứ. Trang chủ và trang bán hàng chính thường đáng được viết lại; trang thông số thì dịch sát là đủ.
Thời hạn. Dự án gấp phải chia cho nhiều người dịch cùng lúc, kéo theo công sức thống nhất thuật ngữ và giọng văn. Chi phí tăng không chỉ vì làm ngoài giờ mà vì phần điều phối tăng.
Phạm vi phần kỹ thuật và kiểm tra. Báo giá có kiểm giao diện trên nhiều thiết bị và sửa lỗi tới khi nghiệm thu khác với báo giá giao tệp xong là hết trách nhiệm.
Những khoản hay bị quên trong dự toán
Các khoản dưới đây ít khi có trong yêu cầu ban đầu nhưng thường phát sinh. Đưa chúng vào dự toán từ đầu giúp tránh tình trạng ngân sách bị vượt khi dự án đã đi được nửa đường:
- Email tự động, tin nhắn, hoá đơn và các mẫu thông báo do hệ thống khác gửi đi.
- Chữ của các tiện ích gắn thêm: hộp thông báo cookie, khung trò chuyện, biểu mẫu đặt lịch, cửa sổ bật lên.
- Catalogue, hồ sơ năng lực, hướng dẫn sử dụng dạng PDF cần dàn trang lại sau khi dịch.
- Ảnh có chữ phải thiết kế lại, nhất là khi không còn tệp thiết kế gốc.
- Chỉnh sửa giao diện khi chữ dịch dài hơn chỗ trống: thuộc về đội kỹ thuật nhưng phát sinh vì bản dịch.
- Vòng sửa theo góp ý của đại lý hoặc đối tác bản xứ sau khi đã nghiệm thu.
- Xem xét pháp lý cho chính sách bảo mật, điều khoản sử dụng ở thị trường đích — việc của người am hiểu luật nước đó, không phải của người dịch.
- Cập nhật định kỳ sau ra mắt: giá, sản phẩm mới, bài viết mới.
Khoản cuối thường bị coi là chuyện sau này, nhưng trong vòng đời vài năm của website, tổng chi phí cập nhật có thể vượt chi phí dịch ban đầu. Một báo giá tốt nên nói rõ cách tính phần cập nhật — theo lô định kỳ hay theo từng yêu cầu — và việc dùng lại bộ nhớ dịch có được tính vào không.
Cách so hai báo giá dịch website
Khi có hai hoặc ba báo giá trong tay, đưa chúng về cùng một khung trước khi nhìn vào tổng tiền:
- Kiểm phạm vi: mỗi báo giá gồm những trang, loại nội dung, ngôn ngữ nào; có chữ giao diện, email, thẻ tìm kiếm, ảnh, PDF không.
- Kiểm cách đếm khối lượng: đếm theo từng trang hay theo tệp xuất đã phân tích lặp lại; có bảng phân tích kèm theo không.
- Kiểm quy trình: có biên tập bởi người thứ hai không, có kiểm trên giao diện không, ai là người duyệt cuối.
- Kiểm phần kỹ thuật: ai xuất nội dung, ai nhập lại, ai sửa lỗi hiển thị.
- Kiểm điều khoản sửa lỗi: sửa trong bao lâu sau nghiệm thu, sửa theo góp ý của người duyệt bản xứ có tính thêm không.
- Kiểm phần cập nhật và quyền với tài sản: bộ nhớ dịch và bảng thuật ngữ có được bàn giao cho doanh nghiệp không.
- Sau khi đưa về cùng phạm vi mới so tổng tiền, và hỏi lại mọi dòng không rõ.
Bước 6 hay bị bỏ qua nhưng quan trọng với chi phí dài hạn: bộ nhớ dịch và bảng thuật ngữ là tài sản giúp mọi lần cập nhật sau rẻ hơn. Nếu chúng nằm lại ở nhóm dịch và không được bàn giao, đổi nhà cung cấp đồng nghĩa với làm lại từ đầu.
Giảm chi phí mà không hạ chất lượng
Khoanh phạm vi theo hành trình khách. Dịch trước những trang khách nước ngoài thật sự đi qua, phần còn lại để đợt sau theo số liệu truy cập. Đây là cách tiết kiệm lớn nhất và ít rủi ro nhất.
Chốt nội dung nguồn trước khi dịch. Mỗi lần bản gốc sửa giữa chừng là một vòng dịch lại. Dịch khi nội dung còn đang viết là cách nhanh nhất để trả tiền hai lần.
Đầu tư một lần cho xuất nhập theo tệp. Chi phí kỹ thuật bỏ ra một lần, đổi lại không phải trả công sao chép dán tay ở mọi lần cập nhật, và bộ nhớ dịch hoạt động được.
Viết nguồn gọn và nhất quán. Câu nguồn ngắn, rõ, dùng thống nhất một tên gọi cho một thứ thì dịch nhanh hơn và khớp bộ nhớ dịch nhiều hơn. Ba cách viết khác nhau cho cùng một câu cam kết giao hàng là ba câu phải dịch.
Chia mức đầu tư theo trang. Viết lại cho trang đích quan trọng, dịch có hiệu đính cho trang phụ, chưa dịch trang ít giá trị. Khi Dịch Hay lập báo giá website, bảng chia mức này được gửi kèm để bạn thấy tiền đi vào đâu và có thể điều chỉnh từng dòng; bạn có thể gửi yêu cầu trong mẫu đăng ký kèm địa chỉ website để bắt đầu từ bước rà phạm vi.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chọn báo giá tính trọn gói thay vì theo chữ?
Trọn gói tiện cho dự toán nếu phạm vi được liệt kê rõ ràng: trang nào, ngôn ngữ nào, gồm những hạng mục nào, sửa lỗi đến đâu. Nếu phạm vi mơ hồ, trọn gói dễ dẫn tới tranh cãi khi phát sinh. Báo giá theo khối lượng có bảng phân tích thì minh bạch hơn khi website còn thay đổi.
Dịch máy có làm chi phí dịch website giảm nhiều không?
Có thể giảm ở phần nội dung ít rủi ro nếu có người hiệu đính kỹ, nhưng không giảm các hạng mục quanh bản dịch như xuất nhập, từ khoá, ảnh, kiểm giao diện. Với trang bán hàng và trang đích quan trọng, phần viết lại cho tự nhiên vẫn cần người làm.
Thêm ngôn ngữ thứ hai, thứ ba có rẻ hơn ngôn ngữ đầu không?
Phần kỹ thuật làm một lần nên các ngôn ngữ sau không phải trả lại. Phần dịch, biên tập, kiểm giao diện thì tính riêng cho từng ngôn ngữ. Bảng thuật ngữ và tài liệu tham chiếu soạn cho ngôn ngữ đầu cũng giúp ngôn ngữ sau nhanh hơn.
Có cần trả phí cho buổi rà phạm vi trước báo giá?
Tuỳ nhà cung cấp và quy mô. Với website nhỏ, việc rà thường nằm trong quá trình báo giá. Với website lớn có nhiều hệ thống, phân tích kỹ có thể là một hạng mục riêng, nhưng nó giúp báo giá sau đó sát thực tế hơn.
Làm sao kiểm chất lượng trước khi giao cả website?
Đặt một lát cắt nhỏ gồm vài trang tiêu biểu, chạy đủ quy trình từ dịch tới kiểm giao diện, rồi nhờ người bản xứ trong ngành đánh giá. Chi phí lát cắt nhỏ, nhưng cho biết cả chất lượng câu chữ lẫn cách nhóm dịch làm việc.