Chuẩn bị nội dung website để dịch là đưa toàn bộ chữ cần dịch ra khỏi website dưới dạng tệp có cấu trúc, mỗi đoạn có mã định danh để nhập ngược lại đúng chỗ, kèm cả phần chữ không hiện trên trang như thẻ tiêu đề, mô tả trang, văn bản thay thế của ảnh, thông báo lỗi và email tự động. Người dịch nhận tệp, dịch trong tệp, trả lại tệp; không ai phải sao chép dán tay.
Phần chuẩn bị quyết định ba thứ: bản dịch có đủ không (không sót chuỗi), có nhập lại được không (không vỡ định dạng), và lần cập nhật sau có tận dụng được lần này không. Một bộ tệp tốt giúp người dịch tập trung vào câu chữ thay vì đoán chữ này nằm ở đâu trên trang.
Dưới đây là ba cách đưa nội dung ra khỏi website, danh sách chữ ẩn hay bị sót, quy tắc với mã và biến, cách xử lý ảnh có chữ và tệp PDF, và những thứ không nên gửi đi.
Ba cách đưa nội dung cho người dịch
Chọn cách nào phụ thuộc vào nền tảng website và năng lực đội kỹ thuật, nhưng thứ tự ưu tiên chung là: tệp trao đổi chuẩn, rồi bảng tính có cấu trúc, cuối cùng mới là dịch trực tiếp trong giao diện quản trị.
| Cách | Cách làm | Ưu điểm | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Tệp trao đổi chuẩn (XLIFF) | Xuất nội dung sang định dạng XLIFF — chuẩn của tổ chức OASIS dùng trong ngành dịch — rồi nhập lại sau khi dịch | Giữ cấu trúc, thẻ định dạng được bảo vệ, công cụ hỗ trợ dịch đọc trực tiếp, tạo được bộ nhớ dịch | Cần nền tảng hoặc tiện ích hỗ trợ xuất nhập |
| Bảng tính có mã dòng | Mỗi dòng một đoạn, cột mã định danh, cột nguồn, cột đích, cột ghi chú ngữ cảnh và giới hạn ký tự | Ai cũng mở được, dễ thêm ghi chú | Dễ bị sửa nhầm cột mã, xuống dòng trong ô làm hỏng khi nhập |
| Dịch trực tiếp trong quản trị | Cấp tài khoản cho người dịch vào giao diện quản trị để gõ bản dịch | Không cần xuất nhập, thấy ngữ cảnh | Chậm, không có bộ nhớ dịch, khó kiểm, rủi ro quyền truy cập |
Với website vài chục trang, bảng tính có cấu trúc thường đủ. Từ vài trăm trang hoặc cập nhật thường xuyên, đầu tư một lần cho xuất nhập theo tệp chuẩn sẽ hoàn vốn ngay từ lần cập nhật thứ hai, vì bộ nhớ dịch giúp không phải trả tiền dịch lại những câu đã có.
Chữ ẩn: phần hay bị sót nhất
Khi chủ website tự liệt kê nội dung cần dịch, họ thường chỉ nhìn thấy chữ trên trang. Các loại chữ dưới đây vẫn đến tay khách nước ngoài nhưng hiếm khi có trong danh sách:
- Thẻ tiêu đề và mô tả trang — dòng hiện trên kết quả tìm kiếm và khi chia sẻ liên kết lên mạng xã hội.
- Văn bản thay thế của ảnh (thuộc tính alt) — trình đọc màn hình đọc to và công cụ tìm kiếm dùng để hiểu ảnh.
- Nhãn ẩn cho khả năng tiếp cận (như aria-label trên nút chỉ có biểu tượng) và chú thích hiện khi rê chuột.
- Thông báo của biểu mẫu: lỗi khi nhập sai email, khi bỏ trống ô bắt buộc, khi gửi thành công.
- Email và tin nhắn tự động: xác nhận đơn, đặt lại mật khẩu, nhắc giỏ hàng, hoá đơn.
- Hộp thông báo cookie, cửa sổ bật lên, thanh khuyến mãi thường do tiện ích riêng quản lý, không nằm trong nội dung trang.
- Dữ liệu có cấu trúc khai báo cho công cụ tìm kiếm (tên sản phẩm, mô tả, câu hỏi thường gặp) nếu được viết riêng thay vì lấy từ nội dung trang.
- Chữ do mã sinh ra: nhãn “còn hàng/hết hàng”, “mới”, đơn vị “sản phẩm”, chữ trong bộ lọc và sắp xếp.
Cách kiểm chéo đơn giản: sau khi có danh sách, đi thử một hành trình trọn vẹn trên website — tìm sản phẩm, lọc, thêm vào giỏ, gửi biểu mẫu với một ô bỏ trống, đặt lại mật khẩu — và ghi lại mọi chữ xuất hiện. Chữ nào không có trong tệp xuất là chữ sẽ bị sót.
Mã, biến và thẻ trong chuỗi: thứ người dịch không được chạm
Chuỗi giao diện thường chứa những phần không phải chữ: biến giữ chỗ như {so_luong}, %s hay {{ten_khach}}, thẻ định dạng như <strong>, mã liên kết, ký hiệu xuống dòng. Khi nhập lại, hệ thống tìm đúng các phần này để chèn dữ liệu thật; người dịch sửa hay xoá một ký tự là trang có thể hiện sai dữ liệu hoặc lỗi trắng.
Tệp trao đổi chuẩn và công cụ hỗ trợ dịch thường khoá các phần này lại, người dịch chỉ di chuyển được vị trí của chúng trong câu chứ không sửa được nội dung. Với bảng tính, cần ghi rõ quy ước trong ghi chú: biến nằm trong ngoặc nhọn giữ nguyên, được đổi vị trí theo ngữ pháp ngôn ngữ đích. Việc đổi vị trí là cần thiết — “Còn {n} ngày” sang tiếng Anh thành “{n} days left”, biến đứng đầu thay vì giữa.
Đội kỹ thuật nên kèm thêm hai thông tin cho mỗi chuỗi có biến: biến đó sẽ được thay bằng gì (số, tên người, tên sản phẩm, ngày) và chuỗi có cần dạng số nhiều không. Không biết {n} là số hay tên, người dịch không thể chọn đúng cách chia từ ở những ngôn ngữ phân biệt số ít, số nhiều. Đây cũng là lý do không nên ghép câu từ nhiều mảnh trong mã: mỗi câu người dùng thấy nên là một chuỗi hoàn chỉnh.
Ảnh có chữ và tệp tải về
Ảnh có chữ — banner khuyến mãi, sơ đồ quy trình, ảnh sản phẩm có chú thích, đồ hoạ thông tin — không thể dịch bằng cách xuất nội dung. Có hai hướng. Hướng tốt hơn về lâu dài là đưa chữ ra khỏi ảnh: thiết kế lại để chữ là văn bản thật đặt chồng lên ảnh nền bằng mã, khi đó chữ được xuất và dịch như mọi chuỗi khác, lại đọc được bởi công cụ tìm kiếm và trình đọc màn hình. Hướng còn lại là làm phiên bản ảnh riêng cho từng ngôn ngữ, cần tệp thiết kế gốc có lớp chữ tách riêng.
Khi gửi đi dịch, ảnh có chữ nên được liệt kê thành danh sách riêng, mỗi ảnh kèm tên tệp, vị trí trên website và chữ trong ảnh đã được gõ lại sẵn. Người dịch dịch phần chữ, đồng thời ghi chú nếu chữ dịch dài hơn nhiều so với chỗ trống trong thiết kế. Không gửi ảnh chụp màn hình rồi để người dịch tự đọc chữ trong ảnh: rất dễ sót và không có gì để tái sử dụng.
Tệp tải về như catalogue, bảng thông số, hồ sơ năng lực thường là PDF xuất từ phần mềm dàn trang. Gửi kèm tệp gốc dàn trang nếu có; dịch trên PDF rồi dàn lại từ đầu tốn công gấp nhiều lần. Nếu chỉ còn PDF, hãy báo trước để nhóm dịch tính cả phần dàn trang lại vào phạm vi.
Mẫu một dòng trong bảng tính gửi dịch
Nếu dùng bảng tính, mỗi dòng nên đủ để người dịch không phải hỏi lại. Dưới đây là cấu trúc cột gợi ý cùng hai dòng ví dụ giả định:
| Mã chuỗi | Nguồn | Ngữ cảnh | Giới hạn | Đích |
|---|---|---|---|---|
| checkout.btn.pay | Thanh toán | Nút cuối trang giỏ hàng; bấm là chuyển sang cổng thanh toán; động từ | 16 ký tự | (người dịch điền) |
| cart.items.count | Giỏ hàng có {n} sản phẩm | {n} là số nguyên, có thể bằng 0 hoặc 1; cần dạng số ít, số nhiều | Không giới hạn | (người dịch điền) |
Cột mã chuỗi phải được khoá hoặc ít nhất tô màu để không ai sửa nhầm. Cột ngữ cảnh là nơi đội kỹ thuật và người viết nội dung bỏ công nhiều nhất, nhưng cũng là cột tiết kiệm nhiều thời gian nhất: một câu ghi chú ngắn thay cho cả chục tin nhắn hỏi đáp và vài lỗi dịch sai nghĩa chỉ phát hiện ra lúc kiểm giao diện. Khi trả về, người dịch có thể thêm một cột “câu hỏi” cho những dòng còn phân vân.
Gói tài liệu tham chiếu nên gửi kèm
Đường dẫn bản thử nghiệm hoặc ảnh chụp từng trang. Người dịch cần thấy chữ nằm ở đâu, to nhỏ thế nào, đứng cạnh chữ gì. Ảnh chụp ở đây chỉ để tham chiếu ngữ cảnh, không dùng làm nguồn dịch.
Bảng thuật ngữ sẵn có. Tên sản phẩm đã đăng ký ở nước ngoài, tên tính năng đã dùng trong tài liệu kỹ thuật, chức danh trên danh thiếp. Thống nhất với những gì đối tác đã thấy giúp tránh tình trạng một sản phẩm có ba tên.
Tài liệu đã dịch trước đây. Hồ sơ năng lực, hợp đồng mẫu, catalogue tiếng Anh cũ. Dù chất lượng chưa tốt, chúng cho biết cách gọi nào khách đã quen.
Mô tả khách hàng mục tiêu. Nhà nhập khẩu hay người tiêu dùng, chuyên gia kỹ thuật hay người mua phổ thông. Cùng một câu, viết cho hai nhóm này rất khác nhau về mức trang trọng và độ chi tiết.
Giới hạn ký tự. Cho các ô có giới hạn rõ: nút bấm, tiêu đề banner, thẻ tiêu đề trang, tin nhắn ngắn. Ghi thẳng vào cột ghi chú của từng chuỗi để người dịch không phải đoán.
Những thứ không nên gửi và danh mục kiểm trước khi gửi
Bảo mật là phần thường bị xem nhẹ khi gửi nội dung website. Nguyên tắc là chỉ gửi đúng thứ cần dịch, không mở rộng quyền truy cập hơn mức cần. Trước khi bấm gửi, rà lại theo thứ tự:
- Không cấp tài khoản quản trị toàn quyền cho người dịch; nếu phải dịch trong giao diện quản trị, tạo tài khoản chỉ có quyền sửa nội dung dịch và thu hồi ngay khi xong.
- Không gửi bản sao lưu cơ sở dữ liệu hay tệp cấu hình, vì chúng có thể chứa dữ liệu khách hàng, mật khẩu và khoá kết nối dịch vụ.
- Xoá dữ liệu cá nhân thật khỏi mẫu email và ví dụ: dùng tên, địa chỉ, số đơn hàng giả định.
- Kiểm tệp xuất có mở được, không lỗi phông, dấu tiếng Việt hiển thị đúng (mã hoá UTF-8).
- Đếm số chuỗi hoặc số chữ trong tệp và đối chiếu với bảng phạm vi; chênh lệch lớn nghĩa là xuất thiếu hoặc thừa.
- Đánh dấu chuỗi không cần dịch (tên riêng, mã sản phẩm, đường dẫn) để người dịch không mất công và không dịch nhầm.
- Ghi rõ hạn trả, định dạng trả về, và người trả lời câu hỏi trong lúc dịch.
Nếu nội dung có thông tin chưa công bố như sản phẩm sắp ra mắt hay giá mới, nên có thoả thuận bảo mật với nhóm dịch trước khi gửi. Khi Dịch Hay nhận tệp website, nhóm dịch cũng gửi lại một bản đối chiếu số chuỗi nhận được để bạn xác nhận không có gì bị sót trước khi bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Website không có chức năng xuất nội dung thì sao?
Có thể nhờ lập trình viên viết một đoạn xuất các trường nội dung từ cơ sở dữ liệu ra bảng tính có mã định danh, và một đoạn nhập ngược lại. Việc này làm một lần dùng được cho mọi lần cập nhật sau, nên đáng làm hơn sao chép tay.
Có nên gửi cả những trang chưa chắc sẽ dịch?
Nên gửi theo đúng bảng phạm vi đã chốt. Gửi thừa làm báo giá phình ra và tốn thời gian kiểm. Nếu còn phân vân, có thể đưa vào một tệp riêng ghi chú là tuỳ chọn để nhóm dịch báo giá tách biệt.
XLIFF có bắt buộc không?
Không bắt buộc. Nó là định dạng trao đổi phổ biến trong ngành, giúp giữ cấu trúc và tạo bộ nhớ dịch, nhưng bảng tính có cấu trúc tốt vẫn làm được việc cho website nhỏ. Điều quan trọng là mỗi đoạn có mã định danh để nhập lại đúng chỗ.
Văn bản thay thế của ảnh có thật sự cần dịch?
Cần. Người dùng trình đọc màn hình nghe văn bản này thay cho ảnh, và công cụ tìm kiếm dùng nó để hiểu ảnh. Văn bản thay thế còn tiếng Việt trên trang tiếng Anh vừa vô ích cho người khiếm thị vừa làm trang trộn ngôn ngữ.
Làm sao để người dịch hiểu ngữ cảnh của một nút bấm chỉ có một chữ?
Ghi chú ngay cạnh chuỗi: nút nằm ở trang nào, bấm vào thì làm gì, là động từ hay danh từ. Một chữ như “Đăng ký” có thể là đăng ký tài khoản, đăng ký nhận tin hay đăng ký sự kiện, mỗi nghĩa dịch khác nhau.
Có nên gửi nội dung từng đợt nhỏ không?
Nếu nội dung nguồn đang được viết dần, gửi theo đợt là hợp lý, miễn mỗi đợt có mã định danh nhất quán và bảng thuật ngữ được chốt từ đợt đầu. Gửi từng đoạn lẻ tẻ qua tin nhắn thì nên tránh vì không kiểm soát được phạm vi.