Chọn phiên dịch viên hội nghị nên dựa trên bảy tiêu chí: đúng cặp ngôn ngữ và chiều dịch, kinh nghiệm với đúng hình thức (đồng thời, nối tiếp), hiểu chuyên ngành của sự kiện, giọng nói dễ nghe, cách chuẩn bị tài liệu, khả năng chịu áp lực và tác phong nghề nghiệp. Bằng cấp ngoại ngữ cao là điều kiện cần nhưng chưa nói lên được người đó có dịch tốt trên sân khấu hay không.
Cách kiểm hiệu quả nhất không phải bài thi viết mà là một cuộc trao đổi ngắn về chính chủ đề sự kiện, bằng cả hai ngôn ngữ, cộng với vài câu hỏi về những sự kiện họ đã làm. Phần dưới đi từng tiêu chí, cách hỏi và những dấu hiệu nên dè chừng.
Vì sao giỏi ngoại ngữ chưa chắc phiên dịch tốt
Phiên dịch là một kỹ năng xử lý thông tin dưới áp lực thời gian, không chỉ là vốn từ. Nhà nghiên cứu phiên dịch Daniel Gile mô tả công việc này bằng mô hình nỗ lực (Effort Model): trong dịch đồng thời, người dịch cùng lúc phải nghe và phân tích câu đang nói, ghi nhớ ngắn hạn phần chưa kịp dịch, nói ra câu ở ngôn ngữ đích, và điều phối ba việc đó. Tổng năng lực chú ý có hạn; khi một việc chiếm quá nhiều — gặp một con số dài, một tên riêng lạ, một câu đọc quá nhanh — các việc khác bị thiếu và lỗi xuất hiện.
Từ mô hình này rút ra hai điều thực tế cho người thuê. Thứ nhất, người có vốn ngoại ngữ rất tốt nhưng chưa luyện kỹ năng phân bổ chú ý vẫn sẽ “đứng hình” khi diễn giả tăng tốc. Thứ hai, kiến thức nền về chủ đề giải phóng bớt gánh nặng nghe hiểu: người đã quen thuật ngữ ngành dược không phải dồn sức đoán nghĩa, nên còn sức cho diễn đạt. Đó là lý do một phiên dịch viên giỏi chuyên tài chính có thể dịch kém hơn ở hội thảo nông nghiệp nếu không được chuẩn bị.
Một điểm nữa ít người để ý: dịch nối tiếp đòi hỏi kỹ năng ghi chép và trí nhớ đoạn dài, dịch đồng thời đòi hỏi phản xạ và khả năng nói liên tục. Có người rất mạnh một hình thức và chỉ ở mức khá với hình thức kia. Khi hỏi kinh nghiệm, hãy hỏi theo đúng hình thức sự kiện của bạn cần.
Bảy tiêu chí, kèm câu hỏi để kiểm
1. Đúng cặp ngôn ngữ và chiều dịch. Nhiều phiên dịch viên dịch tốt nhất vào tiếng mẹ đẻ. Hỏi: “Anh chị thường dịch chiều nào nhiều hơn, chiều nào thoải mái hơn?” Câu trả lời thẳng thắn là dấu hiệu tốt.
2. Kinh nghiệm đúng hình thức. Hỏi số buổi đã làm dịch đồng thời hoặc nối tiếp gần đây và ở loại sự kiện nào. Người chỉ quen dịch đàm phán bàn tròn sẽ cần thời gian thích nghi với sân khấu hội trường đông người.
3. Hiểu chuyên ngành. Hỏi họ đã làm sự kiện nào cùng lĩnh vực, và họ thường chuẩn bị thuật ngữ thế nào khi gặp chủ đề mới. Không ai biết mọi ngành; điều cần là có phương pháp.
4. Giọng nói và cách nói. Khán giả nghe giọng phiên dịch viên suốt nhiều giờ. Giọng rõ, đều, không ậm ừ, không lên xuống thất thường là một phần chất lượng, không phải chi tiết phụ.
5. Cách chuẩn bị. Hỏi: “Anh chị cần gì từ ban tổ chức và cần trước bao lâu?” Người làm nghề sẽ kể ra ngay danh sách: chương trình, slide, tên diễn giả, bài phát biểu, video. Người trả lời “không cần gì, cứ đến là dịch” cần được cân nhắc thêm.
6. Chịu áp lực và xử lý tình huống. Hỏi về một lần diễn giả nói quá nhanh hoặc đổi bài phút chót và họ đã làm gì. Câu chuyện cụ thể cho thấy nhiều hơn mọi lời tự giới thiệu.
7. Tác phong nghề nghiệp. Đúng giờ, ăn mặc phù hợp, trung lập, không chen ý kiến cá nhân, giữ bảo mật. Có thể hỏi tham chiếu từ một khách hàng cũ nếu sự kiện quan trọng.
Hồ sơ nên xin và cách đọc
Hồ sơ phiên dịch viên thường gồm lý lịch nghề, danh sách sự kiện đã làm và đôi khi là bản ghi âm mẫu. Khi đọc, chú ý những điểm sau:
- Danh sách sự kiện có ngày tháng và loại hình đáng tin hơn danh sách tên khách hàng lớn không kèm chi tiết. Hãy hỏi họ dịch phần nào trong sự kiện đó.
- Chuyên ngành lặp lại nhiều lần cho thấy chiều sâu thật; một danh sách trải đều mọi ngành có thể là người linh hoạt, cũng có thể là người chưa sâu ngành nào.
- Đào tạo phiên dịch chính quy (chương trình đào tạo phiên dịch, khoá huấn luyện dịch đồng thời) là điểm cộng; tư cách thành viên hiệp hội nghề như AIIC (Hiệp hội Phiên dịch Hội nghị Quốc tế, thành lập năm 1953) là dấu hiệu tốt nhưng ở Việt Nam số người có tư cách này không nhiều, nên đừng dùng làm điều kiện loại trừ.
- Bản ghi âm mẫu, nếu có, phải là bản họ được phép chia sẻ. Nghe xem giọng có đều không, có bỏ ý không, có tự sửa nhiều không.
- Tham chiếu: một cuộc gọi ngắn tới người từng thuê họ cho sự kiện tương tự có giá trị hơn nhiều trang giới thiệu.
Đừng yêu cầu bản ghi âm từ sự kiện của khách hàng khác nếu sự kiện đó không công khai — người đưa bạn bản ghi như vậy cũng có thể đưa bản ghi sự kiện của bạn cho người khác.
Kiểm năng lực bằng một cuộc trao đổi mười lăm phút
Thay vì bài thi viết, cách làm sau cho kết quả sát thực tế hơn và tôn trọng người làm nghề:
- Gửi trước một đoạn mô tả sự kiện và một slide tiêu biểu, nói rõ đây là buổi trao đổi để chọn người.
- Mở đầu bằng tiếng Việt, hỏi họ hiểu sự kiện của bạn thế nào và sẽ chuẩn bị gì.
- Chuyển sang ngôn ngữ kia giữa chừng, nhờ họ tóm tắt ý chính của slide bằng ngôn ngữ đó.
- Nêu hai ba thuật ngữ khó của ngành và hỏi họ thường xử lý ra sao khi chưa có từ tương đương chuẩn.
- Hỏi về hình thức phù hợp và số người cần — người có kinh nghiệm sẽ tư vấn chứ không chỉ nhận việc.
- Ghi lại cảm nhận ngay sau cuộc gọi: rõ ràng, chủ động, có phương pháp hay không.
Nếu sự kiện rất quan trọng và bạn cần đánh giá kỹ hơn, có thể thuê họ cho một buổi họp chuẩn bị có trả công. Đó vừa là phép thử, vừa là thời gian họ học thêm về dự án của bạn.
Thuê qua đơn vị cung cấp hay thuê phiên dịch viên tự do
Cả hai cách đều phổ biến ở Việt Nam. Lựa chọn tuỳ vào quy mô sự kiện và năng lực điều phối của ban tổ chức:
| Tiêu chí | Thuê trực tiếp phiên dịch viên tự do | Thuê qua đơn vị cung cấp |
|---|---|---|
| Biết rõ người dịch | Chọn đúng người, trao đổi trực tiếp | Cần yêu cầu tên người cụ thể |
| Đội nhiều người, nhiều ngôn ngữ | Ban tổ chức tự ghép đội, tự điều phối | Đơn vị ghép đội, cử trưởng nhóm |
| Người thay thế khi ốm, kẹt | Phụ thuộc mạng lưới của người đó | Đơn vị có nghĩa vụ bố trí người thay |
| Thiết bị cabin, tai nghe | Thuê riêng ở bên khác | Có thể trọn gói người và thiết bị |
| Chứng từ, hợp đồng | Tuỳ tư cách của người dịch | Hợp đồng và hoá đơn theo doanh nghiệp |
| Chi phí điều phối | Không có, nhưng tốn công nội bộ | Có trong báo giá |
Với sự kiện một cặp ngôn ngữ, quy mô nhỏ, thuê trực tiếp người quen việc thường gọn. Với sự kiện nhiều ngôn ngữ, nhiều ngày, cần thiết bị, một đơn vị điều phối giúp ban tổ chức bớt một đầu việc lớn. Dù chọn cách nào, quyền xem hồ sơ và chọn người vẫn thuộc về bạn.
Ghép đội: người cùng cabin và vai trò trưởng nhóm
Khi sự kiện cần từ hai phiên dịch viên trở lên, bạn không chỉ chọn từng người mà chọn một đội. Hai người chung cabin đồng thời làm việc như một cặp: người đang nghỉ không ra ngoài mà ngồi lại theo dõi, ghi giúp con số, tra nhanh một thuật ngữ, đưa tờ giấy có tên riêng vừa xuất hiện. Một cặp quen nhau chuyển ca gần như không gián đoạn; một cặp ghép vội có thể lệch cách gọi cùng một khái niệm giữa hai nửa giờ, khiến khán giả tưởng diễn giả nói hai điều khác nhau.
Vì vậy, khi đã chọn được một người bạn tin tưởng, nên hỏi họ đề xuất người cùng cabin. Người làm nghề thường có những đồng nghiệp quen làm cặp và sẽ chịu trách nhiệm về sự ăn ý đó. Với sự kiện nhiều cabin, nhiều ngôn ngữ, nên có một trưởng nhóm: người nhận tài liệu và phân cho từng cabin, thống nhất bảng tên riêng chung, làm đầu mối với ban tổ chức và kỹ thuật viên. Ban tổ chức chỉ phải nói chuyện với một người thay vì sáu, bảy người.
Khi đánh giá đội, hãy hỏi thêm: các thành viên đã làm cùng nhau chưa, ai là người dịch chiều nào, ai phụ trách phần hỏi đáp. Câu trả lời rõ ràng cho thấy đội đã được tổ chức chứ không chỉ là danh sách tên ghép lại.
Những dấu hiệu nên dè chừng
Không phải dấu hiệu nào dưới đây cũng có nghĩa người đó dịch kém, nhưng mỗi dấu hiệu đáng một câu hỏi thêm:
- Nhận dịch đồng thời cả ngày một mình mà không đặt vấn đề gì về đổi ca.
- Không hỏi gì về tài liệu, diễn giả hay chương trình.
- Hứa “dịch được mọi chuyên ngành” với cùng một mức tự tin.
- Không trả lời được cụ thể đã dịch phần nào trong các sự kiện liệt kê.
- Tự đề nghị gửi bản ghi sự kiện riêng tư của khách hàng khác.
- Báo giá quá thấp so với mặt bằng mà không giải thích được vì sao.
- Đổi người phút chót mà không báo trước và không gửi hồ sơ người thay.
Ngược lại, người hỏi bạn nhiều câu khó chịu — diễn giả có hay đọc văn bản không, có video không, ai sẽ cầm micro phần hỏi đáp — thường là người sẽ làm tốt. Những câu hỏi đó là dấu hiệu họ đang hình dung trước ngày sự kiện của bạn.
Cũng nên nhớ rằng người phù hợp nhất cho một hội thảo khoa học chưa chắc là người phù hợp nhất cho đêm gala hay lễ ra mắt sản phẩm. Sự kiện có nhiều phần khác tính chất thì có thể chọn người khác nhau cho từng phần, miễn là họ dùng chung danh sách tên riêng và cách xưng hô. Khi gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang, bạn có thể đề nghị Dịch Hay gửi hồ sơ hai ba người phù hợp để tự trao đổi và chọn.
Câu hỏi thường gặp
Có chứng chỉ quốc gia nào bắt buộc cho phiên dịch viên hội nghị ở Việt Nam không?
Hiện chưa có một chứng chỉ hành nghề bắt buộc chung cho phiên dịch hội nghị như với một số nghề khác. Vì vậy người thuê cần đánh giá bằng kinh nghiệm, tham chiếu và trao đổi trực tiếp. Nếu cơ quan của bạn có yêu cầu riêng về hồ sơ, hãy nêu rõ khi đặt.
Phiên dịch viên người nước ngoài hay người Việt thì tốt hơn?
Không có câu trả lời chung. Thông lệ là người dịch tốt nhất vào ngôn ngữ mạnh nhất của họ. Với sự kiện hai chiều, nhiều đội ghép một người mạnh mỗi chiều. Quan trọng hơn quốc tịch là kinh nghiệm thực tế với cặp ngôn ngữ và chuyên ngành.
Có nên chọn người trẻ mới ra nghề để tiết kiệm?
Có thể, với phiên ngắn, nội dung nhẹ, hoặc ghép cùng một người có kinh nghiệm trong đội. Với phát biểu cấp cao, họp báo hay nội dung chuyên sâu, rủi ro của một lỗi dịch thường lớn hơn khoản tiết kiệm được.
Có nên chọn lại người đã dịch cho sự kiện năm trước?
Thường là nên, nếu khán giả phản hồi tốt. Người đó đã quen tổ chức, tên riêng, thuật ngữ nội bộ và phong cách diễn giả. Hãy gửi lại cho họ danh sách thuật ngữ đã thống nhất năm trước để không phải làm lại từ đầu.
Làm sao biết phiên dịch viên dịch đúng khi ban tổ chức không ai hiểu ngôn ngữ kia?
Hỏi phản hồi của khán giả nghe bản dịch, đặc biệt là người trong ngành. Có thể nhờ một người song ngữ đáng tin nghe thử một đoạn. Bản ghi, nếu được thoả thuận trước, cũng cho phép rà lại sau sự kiện.
Một phiên dịch viên có dịch được cả tiếng Anh và tiếng Trung trong cùng hội nghị không?
Có người làm được nhiều ngôn ngữ, nhưng trong cùng một sự kiện thường nên tách người theo cabin ngôn ngữ để mỗi người tập trung một cặp. Ghép một người cho hai cặp ngôn ngữ chỉ hợp với cuộc họp ngắn, ít áp lực.
