Một báo giá phiên dịch hội nghị thường có ba nhóm khoản: phí người (tính theo ngày, nửa ngày hoặc giờ, theo số phiên dịch viên), chi phí hậu cần (đi lại, lưu trú, ăn uống khi sự kiện ở tỉnh khác) và thiết bị – kỹ thuật (cabin, bộ phát, tai nghe, kỹ thuật viên). Bên cạnh đó là các điều khoản phụ: ngoài giờ, cuối tuần, ghi âm, huỷ hoặc đổi ngày.
Hai báo giá trông chênh nhau nhiều có khi chỉ vì một bên gộp thiết bị, một bên không; một bên tính một người cho cả ngày, một bên tính hai người theo thông lệ nghề. Bài này không nêu mức giá — giá tuỳ cặp ngôn ngữ, chuyên ngành, địa điểm và thời điểm — mà giúp bạn đọc từng dòng và đặt hai báo giá lên cùng một mặt bằng để so.
Phí người: tính theo đơn vị nào và vì sao
Phiên dịch hội nghị thường được tính theo ngày làm việc hoặc nửa ngày, ít khi theo giờ lẻ. Lý do nằm ở bản chất công việc: một buổi hội thảo ba tiếng vẫn chiếm của phiên dịch viên cả buổi, cộng thời gian di chuyển, có mặt sớm, và trước đó là nhiều giờ đọc tài liệu. Đơn vị tính theo giờ hợp hơn với họp trực tuyến ngắn hoặc phiên dịch tháp tùng linh hoạt.
Cần đọc kỹ định nghĩa “một ngày” trong báo giá: từ mấy giờ đến mấy giờ, bao nhiêu giờ dịch thực tế, có tính giờ nghỉ trưa không. Hai báo giá cùng ghi “một ngày” có thể khác nhau hai ba tiếng làm việc. Với hội nghị ở Việt Nam, phần khai mạc và phát biểu chào mừng thường kéo dài hơn kế hoạch, nên định nghĩa này quyết định bạn có phải trả phụ phí hay không.
Phí người còn phụ thuộc số phiên dịch viên. Dịch đồng thời theo thông lệ nghề cần đội hai người cho mỗi cabin, đổi nhau khoảng nửa giờ một lần; nội dung rất dài hoặc rất nặng có khi cần ba. Một báo giá rẻ hơn hẳn vì chỉ có một người cho cả ngày dịch đồng thời không phải là báo giá tốt hơn, mà là báo giá cho một dịch vụ khác — chất lượng sẽ tụt khi người dịch mệt. Với dịch nối tiếp, phiên ngắn có thể một người; cả ngày thì nên hai.
Các khoản thường có trong báo giá
Bảng dưới liệt kê các khoản hay gặp, khi nào phát sinh và điều cần hỏi. Không phải báo giá nào cũng có đủ; khoản không có thì hỏi xem đã gộp vào đâu hay chưa tính.
| Khoản | Khi nào phát sinh | Cần hỏi |
|---|---|---|
| Phí phiên dịch theo ngày/buổi | Mọi sự kiện | Một ngày gồm mấy giờ, mấy người |
| Phí chuẩn bị, họp trước | Nội dung chuyên sâu, có buổi họp với diễn giả | Đã gộp vào phí ngày hay tính riêng |
| Phí tổng duyệt | Sự kiện lớn có tổng duyệt hôm trước | Tính như nửa ngày hay theo giờ |
| Đi lại | Sự kiện ngoài thành phố của phiên dịch viên | Phương tiện, hạng vé, ai đặt |
| Lưu trú, ăn uống | Sự kiện xa hoặc nhiều ngày liên tiếp | Ban tổ chức lo hay khoán |
| Ngày di chuyển | Phải đi từ hôm trước, về hôm sau | Có tính phí ngày di chuyển không |
| Cabin, bộ phát, tai nghe | Dịch đồng thời | Số tai nghe, số kênh, có dự phòng không |
| Kỹ thuật viên âm thanh phiên dịch | Có thiết bị phiên dịch | Có mặt suốt sự kiện hay chỉ lắp đặt |
| Phụ phí ngoài giờ | Phiên kéo dài quá định nghĩa một ngày | Tính theo giờ hay theo nửa ngày |
| Ghi âm, phát lại, phát trực tuyến | Có dùng lại giọng phiên dịch | Mục đích, phạm vi, thời hạn sử dụng |
Hai khoản dễ bị bỏ sót nhất khi lập ngân sách là ngày di chuyển và kỹ thuật viên. Một hội thảo ở Đà Nẵng với phiên dịch viên từ Hà Nội có thể phát sinh thêm một ngày di chuyển mỗi chiều nếu lịch chuyến bay không khớp giờ khai mạc.
Thiết bị nên tách khỏi phí người khi so sánh
Khi báo giá gộp “trọn gói phiên dịch đồng thời”, hãy đề nghị tách ít nhất thành hai phần: người và thiết bị. Lý do đầu tiên là để so sánh: bên A gộp, bên B không gộp thì không so được. Lý do thứ hai là để quyết định: có địa điểm đã có sẵn hệ thống phiên dịch, có công ty sự kiện của bạn đã thuê sẵn âm thanh, và bạn chỉ cần người.
Với phần thiết bị, ba con số cần thấy rõ: số cabin (thường bằng số ngôn ngữ đích), số tai nghe (bằng số người cần nghe dịch cộng một phần dự phòng) và số kênh. Hỏi thêm ai chịu trách nhiệm khi tai nghe bị mất — ở hội nghị đông người, đây là khoản phát sinh thường gặp nếu không có bàn phát và thu hồi.
Kỹ thuật viên âm thanh phiên dịch là một khoản nên có, không nên cắt. Người này nối tín hiệu từ bàn trộn của sân khấu sang cabin, chỉnh âm lượng, xử lý khi một micro tắt hay tiếng rè. Không có họ, phiên dịch viên phải tự xoay xở với vấn đề kỹ thuật trong lúc đang dịch, và khán giả là người chịu thiệt.
Sự kiện ở tỉnh khác, kéo dài nhiều ngày: tính hậu cần cho đúng
Phần lớn phiên dịch viên hội nghị ở Việt Nam tập trung ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Sự kiện tại Quảng Ninh, Huế, Cần Thơ hay một khu công nghiệp ở Bắc Ninh, Đồng Nai thường phải đưa người từ hai đầu này tới, và báo giá sẽ có thêm phần đi lại, lưu trú. Đây không phải khoản “thêm thắt” mà là điều kiện để người dịch đến nơi đủ tỉnh táo: một người bay chuyến sớm nhất buổi sáng rồi bước thẳng vào cabin lúc tám giờ là đang làm việc trong điều kiện bất lợi.
Khi lập ngân sách, hãy hỏi đơn vị cung cấp ba điều. Thứ nhất, có phiên dịch viên phù hợp tại chỗ hay không — có những cặp ngôn ngữ phổ biến ở một số địa phương nhờ đặc thù đầu tư, như tiếng Hàn quanh các khu công nghiệp phía Bắc. Thứ hai, lịch đi về có cần thêm ngày hay không, và ngày đó được tính thế nào. Thứ ba, khách sạn của phiên dịch viên có gần địa điểm không — với sự kiện bắt đầu sớm và kết thúc muộn, ở xa thêm nửa giờ di chuyển mỗi chiều là bớt nửa giờ nghỉ.
Với sự kiện nhiều ngày liên tiếp, đừng quên rằng sức của phiên dịch viên cũng có hạn qua nhiều ngày, không chỉ trong một ngày. Ngày thứ ba thứ tư của một hội nghị dài thường là lúc đội cần được giữ nguyên số người, không phải lúc cắt bớt vì “đã quen nội dung rồi”.
So hai báo giá trên cùng một mặt bằng
Khi nhận nhiều báo giá, làm theo trình tự sau để tránh so táo với cam:
- Gửi cùng một yêu cầu cho mọi bên — cùng chương trình, cùng giờ, cùng số người nghe, cùng nhu cầu thiết bị.
- Kẻ bảng theo các khoản trong bảng ở trên, mỗi bên một cột; khoản nào bên đó không ghi thì đánh dấu để hỏi.
- Quy về cùng số người: nếu một bên chỉ có một phiên dịch viên đồng thời cho cả ngày, hỏi họ lý do và phương án đổi ca.
- Quy về cùng định nghĩa ngày: điều chỉnh theo số giờ làm việc thật của sự kiện.
- Đặt cạnh nhau hồ sơ người được bố trí, không chỉ con số tổng.
- Đọc điều khoản huỷ, đổi ngày, ngoài giờ — hai báo giá cùng tổng tiền có thể khác hẳn khi chương trình thay đổi.
- Cộng thêm chi phí nội bộ nếu chọn cách tự ghép đội, tự thuê thiết bị: thời gian người của bạn phải bỏ ra để điều phối.
Ví dụ giả định: báo giá A thấp hơn B một phần năm, nhưng A chỉ tính một phiên dịch viên cho dịch đồng thời cả ngày và không có kỹ thuật viên. Khi bổ sung người thứ hai và kỹ thuật viên cho A, hai bên gần ngang nhau — và lúc đó so sánh mới thật sự là so người.
Phụ phí và điều khoản hay gây tranh cãi
Ngoài giờ. Thoả thuận trước cách tính khi phiên kéo dài: theo giờ hay theo nửa ngày, từ phút thứ mấy thì bắt đầu tính. Ghi luôn ai là người có quyền xác nhận kéo dài.
Cuối tuần, ngày lễ, ca đêm. Một số bên có phụ phí, một số không. Sự kiện tối cuối tuần như tiệc gala nên hỏi rõ.
Huỷ, hoãn. Thường có mốc thời gian: huỷ càng sát ngày càng phải trả nhiều hơn, vì phiên dịch viên đã giữ lịch và từ chối việc khác. Hỏi rõ mốc và tỷ lệ trước khi ký.
Ghi âm, phát lại. Giọng phiên dịch được ghi để đăng lên mạng hay dùng nội bộ lâu dài thường có điều kiện riêng. Nói rõ mục đích từ đầu thay vì để phát sinh sau.
Dịch thêm tài liệu viết. Phiên dịch viên được nhờ “tiện dịch luôn” thông cáo báo chí, bài phát biểu, slide là việc khác với phiên dịch, cần thoả thuận riêng về thời gian và phí.
Đừng cắt ở chỗ khán giả nghe thấy
Khi ngân sách eo hẹp, ban tổ chức thường cắt phiên dịch trước vì nó nằm ở dòng cuối của bảng chi phí. Nhưng khán giả quốc tế hay khán giả Việt nghe diễn giả nước ngoài sẽ đánh giá cả sự kiện qua chất lượng họ nghe được. Một hội nghị đầu tư mà nhà đầu tư nước ngoài không hiểu phần trình bày của địa phương là một hội nghị không đạt mục tiêu, dù hoa và đèn sân khấu có đẹp đến đâu.
Có những khoản cắt được mà không hại chất lượng: rút ngắn phần cần dịch bằng cách chỉ dịch các phiên có khách quốc tế; chuyển phần chào mừng thủ tục sang tài liệu in song ngữ; gộp hai phiên ngắn thành một buổi để tính nửa ngày thay vì hai buổi; dùng địa điểm đã có hệ thống phiên dịch. Có những khoản không nên cắt: người thứ hai trong cabin, kỹ thuật viên, thời gian chuẩn bị. Một cách khác ít được nghĩ tới là giảm phần cần dịch ngay từ khâu thiết kế chương trình: bài chào mừng ngắn lại, diễn giả nước ngoài được mời nói trọng tâm thay vì giới thiệu chung về công ty. Chương trình gọn thì cả khán giả lẫn ngân sách đều được lợi. Khi bạn gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký, Dịch Hay sẽ đề xuất phương án theo đúng ngân sách và chỉ ra chỗ nào cắt được, chỗ nào nên giữ.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao phí phiên dịch hội nghị cao hơn nhiều so với dịch tài liệu tính theo trang?
Hai việc khác nhau về bản chất. Phiên dịch làm trong thời gian thực, không sửa được, đòi hỏi chuẩn bị trước nhiều giờ và kỹ năng luyện qua nhiều năm. Số người làm được ở mức hội nghị cũng ít hơn hẳn số người dịch viết.
Có thể trả theo số giờ dịch thực tế thay vì theo ngày không?
Với họp ngắn hoặc trực tuyến thì có thể thoả thuận. Với hội nghị, phiên dịch viên đã dành cả ngày cho bạn kể cả khi chỉ dịch vài giờ, nên đơn vị tính theo buổi hoặc ngày là thông lệ. Hãy tối ưu bằng cách gom các phiên cần dịch.
Báo giá có thường bao gồm thuế không?
Tuỳ bên và tuỳ hình thức hợp đồng. Hãy hỏi rõ báo giá đã gồm thuế hay chưa và chứng từ được xuất là gì, đặc biệt khi doanh nghiệp bạn cần hoá đơn để hạch toán. Thuê cá nhân tự do thì nghĩa vụ khấu trừ thuế có thể thuộc về bên trả tiền, nên hỏi kế toán.
Ban tổ chức có phải lo ăn trưa cho phiên dịch viên không?
Thường là có khi sự kiện kéo dài qua bữa trưa, và nên sắp xếp gần khu vực cabin để họ có thời gian nghỉ thật. Nếu không lo được, ghi rõ trong thoả thuận để phiên dịch viên chủ động.
Đặt sát ngày có bị tính phí gấp không?
Một số bên có phụ phí cho yêu cầu sát ngày, nhất là khi phải xoay người và thiết bị. Quan trọng hơn phụ phí là thời gian chuẩn bị bị rút ngắn, nên gửi tài liệu ngay khi đặt.
Có nên trả trước một phần?
Thoả thuận đặt cọc để giữ lịch là thông lệ khá phổ biến, nhất là với sự kiện nhiều ngày hoặc cần thiết bị. Điều quan trọng là điều kiện hoàn hay không hoàn khoản cọc khi huỷ được ghi rõ ràng.
