Phiên dịch tháp tùng là người dịch đi cùng một khách hoặc một đoàn nước ngoài trong suốt chuyến công tác, thường từ một đến vài ngày: đón ở sân bay hay khách sạn, dịch trong các buổi gặp, đi nhà máy, ăn tối, xử lý những tình huống phát sinh dọc đường. Hình thức làm việc chủ yếu là dịch hai chiều, đoạn ngắn, liên tục đổi chiều ngôn ngữ.
Khác với một buổi phiên dịch đàm phán, tháp tùng là việc dài, nhiều bối cảnh và nhiều thứ không lên lịch được. Vì vậy cái quyết định thành bại không chỉ là trình độ ngôn ngữ mà là một bản lịch trình rõ, một thoả thuận rõ về giờ làm và phạm vi việc, và một người dịch biết giữ sức cho cả chuyến.
Bài này dành cho doanh nghiệp đón khách nước ngoài hoặc cử chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam, cần đặt người tháp tùng lần đầu.
Một ngày tháp tùng điển hình
Lịch dưới đây là ví dụ giả định cho một đoàn hai người sang thăm nhà cung cấp ở một tỉnh cách nội thành vài giờ xe. Nó cho thấy vì sao "một ngày phiên dịch" trong tháp tùng hiếm khi gói gọn trong tám giờ.
| Giờ (ví dụ) | Việc | Người dịch làm gì |
|---|---|---|
| 6:45 | Đón ở khách sạn | Xác nhận lịch, nhắc giấy tờ cần mang, dịch trao đổi với tài xế |
| 7:00–9:30 | Di chuyển | Trò chuyện nhẹ, giải thích bối cảnh; thường là thời gian chuẩn bị cuối cùng cho buổi sáng |
| 9:30–12:00 | Họp và đi xưởng | Dịch nối tiếp trong phòng họp, dịch hai chiều khi đi dây chuyền |
| 12:00–13:30 | Ăn trưa với chủ nhà | Dịch xã giao, lời mời, giới thiệu món; ăn được rất ít |
| 13:30–16:30 | Kiểm mẫu, bàn kỹ thuật | Dịch thuật ngữ sản xuất, đọc nhanh tài liệu tại chỗ |
| 16:30–19:00 | Di chuyển về | Giải đáp câu hỏi của khách, ghi lại việc cần làm ngày mai |
| 19:30–21:30 | Ăn tối tiếp khách | Dịch xã giao, chúc rượu, câu chuyện ngoài lề |
Ví dụ trên có hơn mười bốn giờ người dịch phải có mặt, trong đó thời gian thực sự dịch có thể chỉ một nửa. Khi đặt tháp tùng, câu hỏi đầu tiên cần thống nhất là thời gian nào được tính công: giờ có mặt, hay chỉ giờ dịch. Không thống nhất trước thì cả hai bên đều thấy mình thiệt vào cuối chuyến.
Phạm vi công việc: cái gì có, cái gì cần thoả thuận
Mặc nhiên có. Dịch trong các buổi làm việc theo lịch, dịch các trao đổi phát sinh liên quan đến chuyến công tác (hỏi đường trong nhà máy, nói chuyện với bảo vệ, lễ tân khách sạn), dịch nhìn những giấy tờ ngắn xuất hiện tại chỗ.
Cần thoả thuận trước. Dịch ở bữa tối và các hoạt động ngoài giờ, đi cùng khách đi mua sắm hay tham quan cuối tuần, gọi điện đặt chỗ hộ, làm biên bản hay báo cáo cuối ngày, dịch viết thư điện tử gửi đi trong chuyến.
Thường không thuộc phạm vi. Lái xe, ứng tiền hộ, giữ hộ giấy tờ tuỳ thân của khách, đưa ra lời khuyên kinh doanh, ở chung phòng với khách. Một vài điều nghe hiển nhiên nhưng đã thành tranh cãi thật trong nhiều chuyến.
Vùng xám cần nói rõ. Khi khách hỏi người dịch nhận xét về nhà cung cấp, hoặc nhờ hỏi riêng công nhân về điều kiện làm việc, người dịch nên dịch câu hỏi một cách công khai thay vì tự đi hỏi. Bên thuê nên dặn trước khách về nguyên tắc này để không ai lúng túng.
Thông tin cần gửi khi đặt phiên dịch tháp tùng
Một bản yêu cầu đầy đủ giúp đơn vị chọn đúng người ngay lần đầu và giúp người dịch chuẩn bị theo lịch thật chứ không đoán. Hãy gửi:
- Lịch trình từng ngày: giờ, địa điểm, nội dung, ai tham dự. Bản nháp cũng được, cập nhật sau.
- Hồ sơ khách: họ tên, quốc tịch, ngôn ngữ muốn dùng, chức vụ, chuyên môn (kỹ sư điện, chuyên gia chất lượng, nhà đầu tư…).
- Mục đích chuyến đi: khảo sát nhà cung cấp, lắp đặt máy, đào tạo, thăm thị trường, gặp cơ quan.
- Tài liệu chuyên môn: catalog, hướng dẫn máy, danh mục kiểm tra, bản vẽ nếu có.
- Hậu cần: ai lo xe, khách sạn của người dịch khi đi tỉnh, chi phí ăn uống, có phải bay cùng không.
- Yêu cầu riêng: trang phục bảo hộ, quy định an ninh của khu công nghiệp, quy định chụp ảnh, khách có kiêng khem ăn uống.
Nếu lịch còn thay đổi nhiều, cứ gửi bản hiện có và đánh dấu chỗ chưa chắc. Người dịch chuẩn bị theo bản nháp tốt hơn nhiều so với không có gì. Khi lịch đổi, chỉ cần báo phần thay đổi kèm giờ mới; đừng gửi lại cả bản dài khiến người dịch phải dò từng dòng để tìm chỗ khác.
Giữ sức cho người dịch là giữ chất lượng cho bạn
Dịch hai chiều tốn sức hơn vẻ ngoài của nó. Não phải chuyển ngôn ngữ hàng trăm lần mỗi ngày, vừa nghe vừa ghi nhớ, trong khi môi trường thường ồn và người dịch phải đứng hoặc đi bộ. Nghiên cứu về phiên dịch hội nghị từ lâu đã ghi nhận chất lượng giảm khi kéo dài thời gian làm việc liên tục, đó là lý do dịch đồng thời phải thay người theo ca. Tháp tùng không căng bằng cabin, nhưng một lịch mười bốn giờ liền nhiều ngày thì lỗi sẽ dồn vào cuối ngày, đúng lúc bữa tối và các lời hứa xã giao diễn ra.
Vài cách đơn giản: chừa cho người dịch bữa ăn thật sự, ít nhất là một bữa không phải dịch; xếp người dịch ngồi xe riêng hoặc ghế yên tĩnh nếu chặng di chuyển dài; báo trước các buổi đặc biệt cần tập trung (kiểm hàng, ký biên bản) để họ không bị dồn việc ngay trước đó.
Với chuyến dài hơn ba bốn ngày hoặc có hoạt động song song (một nhóm đi xưởng, một nhóm họp văn phòng), hãy tính hai người dịch. Chi phí thêm thường nhỏ hơn rủi ro một người kiệt sức dịch sai điều kiện bảo hành vào chiều ngày thứ năm.
Một dấu hiệu cho thấy người dịch đang quá tải: câu dịch ngắn dần so với câu gốc, con số phải hỏi lại nhiều hơn, người dịch bắt đầu tóm ý thay vì dịch đủ. Khi thấy những dấu hiệu này, đừng trách người dịch mà hãy xin nghỉ mười phút hoặc dời phần còn lại sang hôm sau. Cũng đừng nhờ người dịch trực điện thoại cho khách lúc nửa đêm rồi kỳ vọng họ tỉnh táo trong buổi kiểm hàng lúc tám giờ sáng. Một chuyến tháp tùng tốt được lên lịch như một ca làm việc, có giờ bắt đầu, giờ nghỉ và giờ kết thúc, chứ không phải một người túc trực suốt ngày đêm.
Tình huống phát sinh hay gặp và cách xử lý
Tháp tùng là việc nhiều bất ngờ. Thống nhất trước cách xử lý những tình huống dưới đây giúp người dịch không phải tự quyết thay bạn.
| Tình huống | Cách xử lý nên thoả thuận trước |
|---|---|
| Lịch đổi đột ngột, thêm buổi gặp | Ai được phép đồng ý thêm giờ; tính công thế nào |
| Khách ốm, cần đi khám | Người dịch đưa đi khám và dịch; liên hệ đầu mối bên thuê ngay; chi phí ai ứng |
| Khách muốn đi chơi buổi tối một mình | Người dịch không bắt buộc đi cùng; đưa khách thông tin liên lạc khẩn cấp |
| Đối tác hỏi người dịch về giá đối thủ, về khách | Người dịch từ chối lịch sự, báo lại đầu mối |
| Khách đưa tài liệu nhờ dịch gấp trong đêm | Là dịch viết, ngoài phạm vi; báo đầu mối để quyết định |
| Va chạm văn hoá tại bàn tiệc (từ chối rượu, món ăn) | Người dịch chuyển lời từ chối một cách lịch sự, không tự ép hay từ chối thay khách |
Một số điện thoại đầu mối bên thuê, có thể liên lạc ngoài giờ, là thứ người dịch tháp tùng cần nhất. Không có đầu mối, người dịch buộc phải tự quyết những việc không thuộc thẩm quyền của họ.
Tháp tùng chuyên gia kỹ thuật: điều cần thêm
Nhiều chuyến tháp tùng không phải đối tác đi gặp gỡ mà là chuyên gia nước ngoài sang lắp đặt máy, chạy thử dây chuyền, đào tạo vận hành. Ở đây người dịch đứng cạnh máy cả ngày, dịch hướng dẫn cho công nhân và kỹ sư Việt Nam, và sai một chữ có thể làm hỏng thiết bị hoặc gây tai nạn.
Khi đặt người cho việc này, hãy ưu tiên người đã dịch trong cùng loại thiết bị hơn là người có bằng ngoại ngữ đẹp. Gửi trước hướng dẫn vận hành, sơ đồ máy, danh sách bộ phận để người dịch học tên gọi. Cho người dịch xem máy thật trước buổi đào tạo nếu có thể. Thống nhất với chuyên gia rằng các bước an toàn (khoá nguồn, dừng khẩn cấp, vùng cấm đứng) sẽ được nói chậm, nhắc lại, và người dịch được kiểm tra công nhân đã hiểu đúng.
Một điểm hay bị quên: tên gọi trong xưởng. Công nhân Việt Nam thường có tên lóng riêng cho từng bộ phận, khác với tên trong sách. Người dịch giỏi sẽ hỏi tổ trưởng cách gọi nội bộ và dùng nó khi nói với công nhân, dùng tên chuẩn khi nói với chuyên gia. Bên thuê có thể giúp bằng cách cử một kỹ sư làm cầu nối thuật ngữ trong ngày đầu.
Chuẩn bị ngày đầu tiên của chuyến tháp tùng
Ngày đầu quyết định nhịp của cả chuyến. Khách mệt sau chuyến bay, người dịch chưa quen giọng khách, đối tác chưa quen người dịch. Vài việc nhỏ dưới đây giúp mọi người vào nhịp nhanh hơn.
- Gặp khách sớm mười lăm phút trước buổi đầu tiên, giới thiệu vai trò của người dịch: dịch đủ, trung lập, giữ bí mật, sẽ xin làm rõ khi chưa chắc.
- Hỏi khách cách muốn được gọi, có kiêng gì trong ăn uống, có điều gì đặc biệt cần tránh khi nói chuyện với đối tác.
- Xác nhận lại lịch trong ngày, những thay đổi so với bản đã gửi, và đầu mối liên lạc của hai bên.
- Thống nhất nhịp nói: khách nói đoạn ngắn, dừng cho dịch; ra hiệu khi muốn nói riêng với người dịch về chuyện ngôn ngữ.
- Cuối ngày dành năm phút ghi chú: thuật ngữ mới gặp, tên người mới, việc của ngày mai.
Phần giới thiệu vai trò ở bước một tưởng thừa, nhưng nó tránh được tình huống thường gặp: khách coi người dịch là trợ lý riêng, giao đủ việc lặt vặt, hoặc ngược lại đối tác coi người dịch là người của mình và nói chuyện riêng. Nói rõ từ đầu thì không ai phải khó xử về sau.
Câu hỏi thường gặp
Phiên dịch tháp tùng khác phiên dịch du lịch thế nào?
Hướng dẫn viên du lịch chủ yếu thuyết minh điểm đến và lo hậu cần đoàn khách. Phiên dịch tháp tùng phục vụ mục đích công việc: dịch các buổi gặp, đi nhà máy, đàm phán, đào tạo. Một số người làm được cả hai, nhưng kỹ năng thuật ngữ chuyên ngành và chuẩn mực bảo mật của tháp tùng thương mại cao hơn.
Người dịch tháp tùng có cần đi cùng khách từ sân bay không?
Tuỳ mục đích. Nếu khách lần đầu sang Việt Nam và không nói tiếng Anh, đón từ sân bay giúp khách yên tâm và giải quyết được các thủ tục nhập cảnh, đổi tiền, sim điện thoại. Nếu khách quen đường, có thể bắt đầu từ buổi làm việc đầu tiên để tiết kiệm.
Đặt một người cho cả đoàn năm người có được không?
Được nếu cả đoàn đi chung một lịch. Khi đoàn tách ra hai nhóm cùng lúc thì một người không thể có mặt hai nơi. Cũng cần lưu ý năm người cùng hỏi một lúc sẽ khiến người dịch phải chọn ai trước, nên đoàn nên có một người trưởng nhóm điều phối lượt nói.
Người dịch có được nhận quà của khách hay đối tác không?
Quà xã giao nhỏ thường được chấp nhận theo phép lịch sự. Quà có giá trị, tiền mặt hoặc lời mời làm việc riêng từ đối tác bên kia là chuyện nhạy cảm, có thể ảnh hưởng tính trung lập. Đơn vị phiên dịch chuyên nghiệp thường có quy định riêng và người dịch sẽ báo lại bên thuê.
Chi phí ăn ở của người dịch khi đi tỉnh tính thế nào?
Thường bên thuê lo hoặc hoàn lại theo chứng từ, tách khỏi tiền công dịch. Hai bên nên thống nhất hạng khách sạn, có ở cùng khách sạn với khách không, và chi phí ăn theo bữa hay khoán. Ghi rõ trong xác nhận đặt lịch để không phải bàn lại khi đang ở giữa chuyến.
Có nên dùng cùng một người cho các chuyến sau?
Nên, nếu chuyến đầu suôn sẻ. Người dịch đã quen khách, quen đối tác, quen sản phẩm sẽ làm nhanh và ít sai hơn. Khi đặt lại, hãy gửi ghi chú những gì đã thay đổi kể từ lần trước, như sản phẩm mới hoặc nhân sự mới bên đối tác.