Khi đi công tác nước ngoài, doanh nghiệp có ba cách lo phiên dịch: mang người dịch từ Việt Nam đi cùng, thuê người dịch tiếng Việt tại nước đến, hoặc thuê người dịch địa phương dịch qua tiếng Anh. Cách nào hợp phụ thuộc mục đích chuyến đi, độ nhạy cảm của thông tin, ngôn ngữ của đối tác và ngân sách. Không có cách nào luôn đúng.
Điều quan trọng hơn cả là đừng dùng người dịch do chính nhà cung cấp hoặc đối tác "giới thiệu miễn phí" cho những buổi có lợi ích đối lập. Người dịch đó làm việc cho bên kia, chuẩn bị theo tài liệu của bên kia, và bạn không kiểm được những gì được chuyển đi. Phần còn lại của bài là cách chọn, cách kiểm năng lực từ xa, và các khoản chi cần thống nhất trước khi lên máy bay.
Bài viết cho chủ doanh nghiệp và bộ phận mua hàng, kinh doanh đi khảo sát thị trường, thăm nhà máy, gặp nhà phân phối ở nước ngoài.
Ba cách lo phiên dịch và khi nào hợp
Mỗi cách có điểm mạnh riêng. Bảng dưới so theo những tiêu chí doanh nghiệp hay cân nhắc nhất.
| Tiêu chí | Mang người dịch từ Việt Nam | Người dịch tiếng Việt tại nước đến | Người dịch địa phương qua tiếng Anh |
|---|---|---|---|
| Hiểu bạn và sản phẩm | Tốt nhất, chuẩn bị cùng bạn từ trước | Trung bình, chuẩn bị từ xa | Thấp nhất |
| Hiểu thị trường địa phương | Tuỳ người | Tốt | Tốt nhất |
| Chi phí | Cao: vé, lưu trú, thị thực, ngày đi đường | Thường hợp lý | Tuỳ thị trường |
| Độ chính xác | Cao nếu người dịch giỏi tiếng địa phương | Cao | Giảm vì qua hai lần chuyển ngữ |
| Bảo mật | Dễ kiểm soát nhất | Cần NDA, kiểm xung đột lợi ích | Cần NDA, khó kiểm hơn |
| Hợp với | Đàm phán quan trọng, đoàn lãnh đạo | Khảo sát thị trường, thăm nhiều nhà cung cấp | Ngôn ngữ hiếm, khi không có lựa chọn khác |
Nhiều chuyến kết hợp hai cách: một người dịch từ Việt Nam theo đoàn cho các buổi đàm phán, thêm người dịch địa phương cho những ngày đi chợ, đi cửa hàng, khảo sát. Cách này tốn hơn một chút nhưng mỗi người làm đúng việc mình giỏi.
Dịch tiếp sức qua tiếng Anh: hiểu giới hạn trước khi chọn
Khi đi những thị trường mà người dịch trực tiếp tiếng Việt khó tìm, ví dụ một số nước Trung Đông, Nam Á, châu Phi hay Mỹ Latinh, doanh nghiệp thường dùng hình thức dịch tiếp sức: người địa phương dịch sang tiếng Anh, rồi một người trong đoàn hoặc người dịch thứ hai chuyển sang tiếng Việt. Mỗi lần chuyển ngữ là một lần mất thông tin và tăng thời gian.
Cái mất nhiều nhất là sắc thái: mức độ cam kết, lời từ chối khéo, câu đùa. Cái tăng nhiều nhất là thời gian: buổi họp dự kiến một giờ có thể kéo thành hai giờ. Con số cũng dễ sai hơn khi qua hai người, nhất là giữa các hệ đếm khác nhau.
Nếu buộc phải dịch tiếp sức, hãy giảm rủi ro bằng cách: chuẩn bị bảng thuật ngữ ba thứ tiếng, viết mọi con số ra giấy, đặt câu hỏi ngắn và rõ, dành nhiều thời gian hơn cho mỗi buổi, và chốt mọi điểm quan trọng bằng thư điện tử bằng tiếng Anh ngay sau buổi gặp để đối tác xác nhận. Với đàm phán giá trị lớn, cân nhắc tìm người dịch trực tiếp, kể cả khi phải đặt sớm hơn và tốn kém hơn.
Một chi tiết hay bị bỏ qua là người chuyển tiếp ở giữa. Nếu đó là một nhân viên trong đoàn biết tiếng Anh, họ vừa phải dịch, vừa phải theo dõi nội dung cho công ty, vừa phải ghi chép, và thường là người mệt nhất chuyến đi. Hãy giảm việc khác cho họ, hoặc thuê người dịch Anh – Việt riêng cho những ngày quan trọng, để người của bạn tập trung vào chuyên môn.
Kiểm năng lực người dịch từ xa trước khi đặt
Khi thuê người ở nước khác, bạn thường không gặp được trước. Các bước dưới đây giúp kiểm khá tốt chỉ bằng điện thoại và thư điện tử.
- Hỏi kinh nghiệm cụ thể: đã dịch cho doanh nghiệp Việt Nam chưa, trong ngành nào, loại việc gì (đi xưởng, đàm phán, khảo sát), không cần nêu tên khách.
- Gọi video thử mười lăm phút: nói chuyện bằng tiếng Việt với người dịch về sản phẩm của bạn, nghe độ tự nhiên, cách xưng hô, khả năng hiểu thuật ngữ.
- Thử một đoạn ngắn: đọc một đoạn giới thiệu sản phẩm, nhờ người dịch nói lại bằng tiếng đích, nếu có người biết tiếng đích thì nhờ nghe giúp.
- Hỏi về quan hệ: người dịch có đang làm cho nhà cung cấp, đối tác hay đối thủ nào trong danh sách bạn sẽ gặp không.
- Gửi NDA và tài liệu: chỉ gửi tài liệu sau khi ký thoả thuận bảo mật; gửi bảng thuật ngữ, lịch trình, hồ sơ công ty.
- Xác nhận bằng văn bản: phạm vi việc, số ngày, giờ làm, các khoản chi, cách thanh toán, điều kiện huỷ.
Nếu người dịch ngại gọi thử hoặc không trả lời rõ câu hỏi về quan hệ với đối tác, đó là tín hiệu nên tìm người khác. Một người dịch chuyên nghiệp hiểu rằng khách cần kiểm trước khi giao việc.
Các khoản chi cần thống nhất trước chuyến đi
Chi phí phiên dịch khi đi nước ngoài gồm nhiều dòng hơn một buổi phiên dịch trong nước. Bảng dưới liệt kê các khoản hay gặp, không kèm mức giá, để bạn hỏi đủ khi nhận báo giá.
| Khoản | Cần hỏi gì |
|---|---|
| Công dịch theo ngày | Một ngày bao nhiêu giờ, ngoài giờ tính thế nào, cuối tuần có khác không |
| Ngày đi đường | Ngày bay có tính công không, tính đủ hay một phần |
| Vé máy bay, tàu xe | Ai đặt, hạng vé, đổi vé do lịch thay đổi ai chịu |
| Lưu trú | Phòng riêng hay chung, cùng khách sạn với đoàn không |
| Ăn uống, công tác phí | Khoán theo ngày hay theo chứng từ |
| Thị thực, bảo hiểm du lịch | Ai lo, ai trả; thời gian xin thị thực có kịp không |
| Liên lạc | Sim, dữ liệu di động cho người dịch dùng việc |
| Huỷ, rút ngắn chuyến | Phần nào được hoàn, phần nào phải trả |
Khi so hai báo giá, hãy đưa chúng về cùng cấu trúc theo bảng này. Một báo giá trông thấp có thể chưa gồm ngày đi đường hay lưu trú, và tổng chi phí cuối chuyến lại cao hơn.
Khảo sát thị trường: phiên dịch ở cửa hàng, chợ và cuộc phỏng vấn
Mục tiêu khác đàm phán. Khảo sát thị trường là đi cửa hàng, chợ đầu mối, siêu thị, nói chuyện với người bán, nhà phân phối, đôi khi phỏng vấn người tiêu dùng. Người dịch cần linh hoạt, nói được giọng đời thường, và giúp bạn đặt câu hỏi mở thay vì câu hỏi dẫn dắt.
Hỏi người bán đúng cách. Người bán ở chợ hay cửa hàng có thể dè dặt với người lạ hỏi nhiều. Người dịch địa phương biết cách mở lời tự nhiên, xin phép trước khi hỏi chi tiết, không làm phiền lúc đông khách.
Ghi chép có hệ thống. Thống nhất trước mẫu ghi chép: nơi, thời điểm, sản phẩm, xuất xứ hàng trên kệ, cách trưng bày, nhận xét của người bán. Người dịch có thể giúp ghi chép nếu được thoả thuận, nhưng nên có một người trong đoàn phụ trách việc này.
Tôn trọng quy định nơi đến. Nhiều cửa hàng không cho chụp ảnh kệ hàng; một số nước có quy định riêng về phỏng vấn người dân. Người dịch nhắc những điều này và xin phép thay bạn khi cần.
Tách sự thật khỏi ý kiến. Sau mỗi ngày, khi hỏi người dịch "theo bạn thị trường này thế nào", hãy nhớ đó là ý kiến cá nhân. Người dịch có thể chia sẻ hiểu biết địa phương, nhưng kết luận về thị trường vẫn cần dữ liệu.
An toàn, bảo mật và những điều dễ quên
Ở nước ngoài, người dịch thường là người duy nhất trong đoàn hiểu tiếng địa phương, nên họ nắm nhiều thông tin: khách sạn, lịch trình, đối tác, giá. Ký thoả thuận bảo mật trước khi chia sẻ lịch chi tiết, và chỉ chia sẻ những gì cần cho công việc.
Đừng giao hộ chiếu, tiền mặt lớn hay thẻ thanh toán cho người dịch giữ hộ. Đừng nhờ người dịch đứng tên ký giấy tờ thay bạn. Nếu cần giao dịch với cơ quan địa phương, như khai báo, mua sim, thuê xe, người dịch dịch cho bạn, còn bạn là người ký.
Nên có kế hoạch dự phòng: số liên hệ của đơn vị phiên dịch nếu người dịch ốm, số của cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đến cho tình huống khẩn cấp, và một bản tóm tắt lịch trình để người thay có thể bắt kịp. Với những chuyến đi xa, chuẩn bị phương án dịch từ xa qua điện thoại như lưới an toàn khi lịch thay đổi đột ngột.
Khi gửi yêu cầu qua mẫu đăng ký trên trang Dịch Hay, bạn chỉ cần ghi nước đến, thành phố, số ngày, mục đích chuyến đi và ngôn ngữ của đối tác; phần chọn cách tổ chức phiên dịch phù hợp sẽ được trao đổi tiếp.
Đi hội chợ, thăm nhà máy ở nước ngoài: một lịch dịch hợp lý
Một chuyến công tác điển hình của doanh nghiệp Việt Nam thường gồm vài ngày đi hội chợ hoặc chợ đầu mối, rồi vài ngày thăm nhà máy ở các thành phố lân cận. Hai loại việc này cần nhịp dịch khác nhau. Ở hội chợ, người dịch đi cùng bạn qua hàng chục gian hàng, mỗi cuộc trao đổi vài phút, chủ yếu hỏi sản phẩm, đơn tối thiểu, mẫu, thời gian sản xuất. Ở nhà máy, mỗi buổi kéo dài nửa ngày, đi sâu vào dây chuyền, kiểm soát chất lượng, điều kiện thương mại.
Một cách tổ chức hiệu quả: ở hội chợ, dùng người dịch địa phương nhanh nhẹn, giỏi giao tiếp; ở nhà máy và buổi đàm phán sau đó, dùng người dịch có kinh nghiệm kỹ thuật và đàm phán, có thể là người từ Việt Nam đi cùng. Giữa hai chặng, dành một buổi tối để cả đoàn và người dịch rà lại danh sách nhà cung cấp, ghi chú những câu hỏi còn bỏ ngỏ, cập nhật bảng thuật ngữ.
Đừng xếp lịch quá dày. Ba nhà máy một ngày ở ba thành phố khác nhau nghe có vẻ tận dụng thời gian, nhưng thực tế người dịch và cả đoàn sẽ mệt, câu hỏi ở nhà máy thứ ba hời hợt hẳn. Hai buổi thăm sâu thường cho nhiều thông tin dùng được hơn bốn buổi vội.
Câu hỏi thường gặp
Mang người dịch từ Việt Nam đi có cần xin thị thực công tác riêng không?
Người dịch cần thị thực phù hợp với mục đích chuyến đi theo quy định của nước đến, giống các thành viên khác trong đoàn. Loại thị thực, giấy tờ cần nộp và thời gian xét khác nhau theo nước; hãy kiểm với cơ quan đại diện của nước đến và chuẩn bị sớm, vì hồ sơ người dịch thường đi cùng hồ sơ đoàn.
Thuê sinh viên Việt Nam du học ở nước đến làm phiên dịch có được không?
Với khảo sát thị trường, đi chợ, hỏi giá thì có thể phù hợp và tiết kiệm. Với đàm phán, đi xưởng kỹ thuật hay làm việc với cơ quan, nên chọn người có kinh nghiệm phiên dịch thương mại. Cũng cần lưu ý quy định làm thêm đối với du học sinh ở nước đó.
Nhà cung cấp nói có sẵn người dịch tiếng Việt miễn phí, có nên nhận không?
Nhận được cho phần đi thăm, giới thiệu chung. Với đàm phán giá, điều khoản, khiếu nại, nên có người dịch riêng, vì người dịch của nhà cung cấp làm việc cho nhà cung cấp. Bạn vẫn có thể lịch sự cảm ơn và dùng song song người dịch của mình.
Có thể dùng phiên dịch từ xa thay cho mang người đi cùng không?
Với cuộc họp trong phòng, phiên dịch qua video hoặc điện thoại dùng được nếu đường truyền ổn định. Với đi xưởng, đi chợ, gặp nhiều người ở nhiều nơi trong ngày, phiên dịch từ xa bất tiện và dễ đứt quãng. Nhiều đoàn dùng từ xa như phương án dự phòng.
Thanh toán cho người dịch ở nước ngoài thế nào cho an toàn?
Nên có hợp đồng hoặc xác nhận bằng văn bản ghi rõ phạm vi việc và các khoản chi. Thanh toán qua đơn vị phiên dịch hoặc chuyển khoản có chứng từ, tránh trả toàn bộ tiền mặt trước. Khoản tạm ứng cho chi phí đi lại, lưu trú nên có chứng từ đối chiếu sau chuyến.
Có nên giữ liên lạc với người dịch địa phương sau chuyến đi?
Nên, nếu chuyến đi tốt. Người dịch đã quen sản phẩm và đối tác của bạn có thể hỗ trợ các cuộc gọi tiếp theo, lần thăm sau, hoặc giới thiệu người thay khi họ bận. Giữ liên lạc qua kênh công việc và nhắc lại nghĩa vụ bảo mật khi giao việc mới.
